Jak wybrać terminal płatniczy do firmy?

Ważny obszar pracy kasydlaciebie.pl stanowi uzupełnianie sprzedawanych kas fiskalnych i systemów sprzedażowych o terminale płatnicze. Obecnie są one absolutnym standardem, są tak powszechne, że klientów bardziej dziwi ich brak niż obecność. Na rynku mamy kilku wiodących operatorów płatniczych, do tego dochodzi oferta banków, co sprawia, że do wyboru mamy wiele możliwości. Pełniąc funkcję doradczą i serwisową w zakresie terminali płatniczych pomagamy wybrać naszym klientom najbardziej optymalne rozwiązania dla ich biznesu oraz stale monitorujemy warunki finansowe aby w razie potrzeby zareagować propozycją zmiany operatora. Na co zwrócić uwagę przy wyborze terminala i kiedy warto zwrócić się do nas na darmowy audyt? Tego dowiecie się z poniższego artykułu.

Czym jest terminal płatniczy i jak działa?

Proces płatności na terminalu płatniczym nie wymaga raczej szczegółowego opisu, ale co dzieje się dalej? W jaki sposób pieniądze są przekazywane przedsiębiorcy? Terminal nie wysyła osobno każdej płatności na konto właściciela, robi to po zakończonej sesji –możemy zakończyć ją manualnie lub ustawić automatyczne zamknięcie o danej godzinie. W tym momencie dochodzi do zsumowania płatności, a ich kwota, pomniejszona o wartość prowizji trafia na konto firmy. W zależności od zapisów umowy, środki mogą być księgowane nawet na następny dzień.

Obalając jeden z mitów, który zdarza nam się słyszeć, terminal płatniczy nie musi być w żaden sposób powiązany z bankiem, tzn. pieniądze oczywiście będą trafiać na konto bankowe, ale posiadanie konta w danym banku nie obliguje nas do wzięcia terminala proponowanego przez ten bank.

Czy muszę mieć terminal płatniczy w firmie? Czy jest obowiązkowy?

Nie, posiadanie terminala płatniczego nie jest obowiązkowe. Istnieją jednak przepisy nakładające na przedsiębiorców rejestrujących sprzedaż na kasach fiskalnych obowiązek umożliwienia płatności bezgotówkowej, a terminal płatniczy jest prostym i bezpiecznym sposobem na dopełnienie tego obowiązku.

Ile kosztuje terminal płatniczy? Co wpływa na jego cenę?

Koszty związane z wykorzystaniem terminala płatniczego dzielimy na koszty wynajmu, lub co rzadsze, zakupu oraz koszty prowizji od transakcji.

Wynajem terminala jest najczęstszą formą jego użytkowania w Polsce, terminale na własność oferują stosunkowe wysokie prowizje a cena ich zakupu to często kwota wyższa niż roczny najem co sprawia, że ich udział w rynku jest marginalny. Koszt wynajmu terminala to od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych miesięcznie.

Prowizja od transakcji, w szczególności przy wyższych obrotach, stanowi główny koszt związany z użytkowaniem terminala płatniczego. Może się ona różnić w zależności od branży, rodzaju karty płatniczej i wysokości transakcji. Standardowe prowizje mieszczą się zwykle w przedziale od 0,5% do 0,7% od transakcji. Ta niewielka, wydawałoby się, rozbieżność przy wysokich obrotach potrafi wygenerować duże dodatkowe koszty lub oszczędności.

UWAGA, umowna wysokość prowizji najczęściej przestaje obowiązywać w momencie kiedy umowa przechodzi na czas nieokreślony, zdarza się także, że prowizje ulegają zmianie w trakcie obowiązywania okresu umownego. Dlatego warto monitorować wysokość ponoszonych kosztów na bieżąco.

Czy za terminal płatniczy należy się dofinansowanie?

Tak, w ramach programu Polska Bezgotówkowa, przedsiębiorca nie ponosi kosztów najmu przez pierwszych 12 miesięcy oraz nie zapłaci prowizji od transakcji do obrotu w wysokości 100 tys. zł.

Jakie są rodzaje terminali płatniczych?

Terminale płatnicze dzielimy na mobilne i stacjonarne. Kolejnym rozróżnieniem jest sposób ich komunikacji z siecią – mogą komunikować się przez wbudowaną kartę gsm, wifi użytkownika lub kabel ethernet. Terminale stacjonarne sprawdzą się w punktach handlowych i usługowych z wyższą ilością transakcji, wymagają jednak stałego podpięcia do prądu, i często internetu, w zamian za to są wydajniejsze i bardziej ergonomiczne, np. mogą być wyposażone w dodatkowy pinpad dla klienta, co pozwala uniknąć uciążliwego podawania urządzenia klientowi.

Terminale mobilne są wyposażone w większe baterie – możemy zabrać je ze sobą do klienta, dobrze sprawdzą się też w sytuacji kiedy świadczymy usługi w kilku lokalizacjach. Są bardziej kompaktowe, przez co, często w przypadku mniejszych punktów usługowych, są wykorzystywane w miejsce terminali stacjonarnych.

Czy terminal jest powiązany z kasą fiskalną? Czym różni się terminal płatniczy od kasy fiskalnej?

Kasa fiskalna służy do wystawiania paragonów fiskalnych czyli ewidencjonowania sprzedaży i generowania raportów na podstawie których rozliczamy się z Urzędem Skarbowym. Terminal płatniczy służy wyłącznie do przyjmowania płatności.

Kasa fiskalna lub system mogą być zintegrowane z terminalem płatniczym. Integracja terminala płatniczego sprawia, że kwota transakcji pojawia się automatycznie na terminalu po wybraniu odpowiedniej opcji podczas zamykania paragonu na kasie lub w systemie sprzedaży. Integracja jest szczególnie polecana w przypadku wysokiej częstotliwości sprzedaży, kiedy to pozwala zaoszczędzić cenne sekundy i pomaga unikać błędów. W przypadku braku integracji wystawiamy paragon lub fakturę, a kwotę sprzedaży na terminalu wpisujemy ręcznie.

Jak wygląda wdrożenie terminala?

Terminale są bardzo proste i intuicyjne w obsłudze, czasem są nawet wysyłane kurierem wraz z instrukcją. W przypadku integracji terminala z kasą lub systemem konieczna będzie jednak wizyta serwisanta, który pomoże połączyć prace obu urządzeń i objaśni ich obsługę.

Kasy dla Ciebie – zapraszamy do skorzystania z darmowego audytu terminali płatniczych

Audyt polega na przeanalizowaniu kosztów związanych z terminalami płatniczymi, bierzemy pod uwagę takie aspekty jak: wysokość obrotów, strukturę kart, udział kart zagranicznych oraz średnią wysokość płatności. W zdecydowanej większości przypadków jesteśmy w stanie zaproponować tańsze rozwiązanie, jeśli nie, otrzymasz informację, że Twoja oferta jest dobra i nie warto jej zmieniać.

Nie masz jeszcze terminala?

Zapraszamy do skorzystania z profesjonalnego doradztwa i symulacji kosztów dla różnych ofert.

Szymon Romański ekspert ds. sprzedaży i wdrożeń.

Tel. 667 990 466