Awaria kasy fiskalnej a sprzedaż – co możesz, a czego nie możesz zrobić?

Awaria kasy fiskalnej potrafi zaskoczyć w najmniej dogodnym momencie – w trakcie kolejki klientów, w piątkowe popołudnie czy w środku sezonu. Zanim jednak wpadną Państwo w panikę, warto wiedzieć dokładnie, co wolno, a czego nie wolno robić w takiej sytuacji. Poniżej odpowiadamy na najczęstsze pytania, które słyszymy od naszych klientów, gdy ich urządzenie fiskalne odmawia współpracy.

Czy mogę sprzedawać, gdy kasa nie działa? Czy awaria kasy fiskalnej oznacza, że muszę wstrzymać sprzedaż?

Niestety, awaria kasy oznacza wstrzymanie sprzedaży. Skoro kasa nie może zarejestrować sprzedaży, obowiązek ewidencjonowania transakcji na rzecz osób prywatnych staje się niemożliwy do spełnienia, a to oznacza konieczność wstrzymania sprzedaży do momentu naprawy urządzenia lub uruchomienia kasy rezerwowej. Brzmi to surowo, ale w praktyce najczęściej chodzi o kilka godzin przestoju – a dobrze przygotowana firma potrafi tę przerwę w ogóle wyeliminować, o czym więcej za chwilę.

Czy mogę przyjmować klientów i „nabić” transakcje później, po naprawie?

Nie. Paragon musi zostać wydrukowany i wręczony klientowi w momencie dokonania sprzedaży, a nie po fakcie – wieczorem, następnego dnia czy po wizycie serwisanta. Zaewidencjonowanie sprzedaży „wstecz”, już po naprawie kasy, nie jest zgodne z przepisami, nawet jeśli intencją jest uczciwe rozliczenie się z fiskusem. Jeśli kasa nie działa, transakcja po prostu nie powinna być finalizowana do czasu przywrócenia sprawności urządzenia.

Czy muszę mieć kasę rezerwową?

Nie, przepisy tego nie wymagają – to decyzja, która zależy wyłącznie od Państwa. Warto ją jednak podjąć świadomie, biorąc pod uwagę skalę działalności. Naprawa, w zależności od charakteru usterki, może potrwać od kilku godzin do nawet kilku dni, jeśli konieczna jest np. wysyłka urządzenia do serwisu producenta. Dla punktów o dużym natężeniu ruchu – gastronomii, sklepów, salonów usługowych – taki przestój oznacza realne, policzalne straty, dlatego w praktyce kasa rezerwowa szybko się zwraca.

Najprościej rzecz ujmując, warto policzyć ile stracimy w wypadku awarii kasy i zestawić to z kosztem zakupu urządzenia rezerwowego.

Jakie warunki musi spełniać kasa rezerwowa, żeby można było na niej legalnie sprzedawać?

Kasa rezerwowa musi być pełnoprawnym, odrębnie sfiskalizowanym urządzeniem – zarejestrowanym w urzędzie skarbowym i posiadającym własny numer ewidencyjny, tak samo jak kasa podstawowa. Nie wystarczy mieć „zapasowe” urządzenie leżące w magazynie bez fiskalizacji – w chwili awarii nie ma czasu na formalności, a niezafiskalizowana kasa nie może zostać legalnie użyta do sprzedaży. Warto też pamiętać o obowiązkowych przeglądach technicznych kasy rezerwowej, nawet jeśli korzystają Państwo z niej sporadycznie – urządzenie nieużywane przez dłuższy czas wciąż podlega tym samym wymogom serwisowym co kasa główna.

Czy mogę pożyczyć kasę od innego przedsiębiorcy / z innego sklepu, lub otrzymać urządzenie zastępcze od serwisu?

Nie. Każda kasa fiskalna jest w procesie fiskalizacji trwale przypisana do konkretnego podatnika – jego danych i numeru NIP, które są zapisane w pamięci fiskalnej urządzenia i drukowane na każdym paragonie. Kasa zafiskalizowana na inną firmę nie może zostać legalnie użyta do ewidencjonowania Państwa sprzedaży, nawet tymczasowo. Jedynym legalnym rozwiązaniem jest własna, sfiskalizowana kasa rezerwowa.

Czego nie wolno robić podczas awarii kasy – typowe błędy

Z naszego doświadczenia wynika, że w chwili awarii łatwo o improwizację, która później okazuje się kosztowna. Do najczęstszych błędów należą:

• kontynuowanie sprzedaży bez żadnej rejestracji, „na słowo” lub do kasetki na gotówkę,
• prowadzenie ręcznej ewidencji w zeszycie lub arkuszu kalkulacyjnym w przekonaniu, że to wystarczy,
• samodzielne otwieranie obudowy kasy lub próba naprawy „na własną rękę”,
• wystawianie faktur zamiast paragonów klientom detalicznym bez podstawy prawnej do takiego działania,
• dopisywanie transakcji do kasy po czasie, już po jej naprawie,
• zwlekanie ze zgłoszeniem awarii do serwisu w nadziei, że „samo się naprawi”.

Każdy z tych błędów może zwiększyć ryzyko sankcji, dlatego zdecydowanie lepiej wstrzymać sprzedaż na kilka godzin niż szukać obejść.

Czy mogę prowadzić „ewidencję ręczną” w zeszycie / w Excelu?

Nie. Ręcznie prowadzona ewidencja, niezależnie od tego, czy w zeszycie, czy w arkuszu kalkulacyjnym, nie ma mocy prawnej i nie zastępuje kasy fiskalnej w standardowej sprzedaży detalicznej. Nie chroni też przed odpowiedzialnością za brak ewidencjonowania sprzedaży.

Czy mogę wystawiać faktury zamiast paragonów w zwykłej sprzedaży detalicznej?

Nie, jeśli chodzi o sprzedaż na rzecz konsumenta. Faktura nie zastępuje paragonu i nie zwalnia z obowiązku zarejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej, gdy taki obowiązek istnieje. To częste błędne przekonanie – wystawienie faktury „zamiast” paragonu w czasie awarii nie rozwiązuje problemu formalnego, ponieważ ewidencja i tak nie zostaje dopełniona zgodnie z przepisami.

Czy KSeF / e-faktura zastępuje kasę fiskalną w sprzedaży detalicznej?

Nie. Krajowy System e-Faktur obejmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane i funkcjonuje równolegle do kas fiskalnych, a nie zamiast nich. Paragon fiskalny nie jest fakturą i pozostaje poza systemem KSeF – trafia do raportu okresowego kasy. Wprowadzenie KSeF w żaden sposób nie zmienia obowiązku ewidencjonowania sprzedaży detalicznej na kasie rejestrującej.

Czy mogę sam naprawić kasę albo otworzyć obudowę?

Zdecydowanie nie. Dostęp do wnętrza kasy fiskalnej jest zabezpieczony plombą, którą może zerwać wyłącznie uprawniony serwisant wpisany do książki serwisowej danego urządzenia. Samodzielna ingerencja w plombę czy podzespoły kasy to poważne ryzyko – zarówno utraty gwarancji, jak i konsekwencji skarbowych, ponieważ organy traktują naruszoną plombę jako potencjalną próbę ingerencji w pamięć fiskalną. Dlatego w razie jakiejkolwiek usterki najlepiej od razu skontaktować się z serwisem prowadzącym Państwa urządzenie. W Kasy dla Ciebie zajmujemy się kompleksowym serwisem kas fiskalnych i drukarek fiskalnych – w razie awarii wystarczy się z nami skontaktować, a poprowadzimy Państwa przez całą procedurę zgłoszenia i naprawy.

Co zrobić ze sprzedażą, której kasa nie zarejestrowała podczas awarii (jeśli taka wystąpiła)?

Jeśli mimo wstrzymania sprzedaży doszło do sytuacji, w której część transakcji nie została zaewidencjonowana z powodu awarii, najlepszym krokiem jest jak najszybsze złożenie czynnego żalu do właściwego urzędu skarbowego, zanim urząd sam poweźmie wiedzę o uchybieniu. Czynny żal pozwala uniknąć odpowiedzialności karnoskarbowej, pod warunkiem że zostanie złożony we właściwym momencie i towarzyszy mu uregulowanie ewentualnych zaległości podatkowych. Warto też zachować wszelką dokumentację dotyczącą samej awarii – zgłoszenie do serwisu, protokół naprawy – ponieważ potwierdza ona, że przerwa w ewidencjonowaniu wynikała z niezależnej od Państwa usterki, a nie celowego działania.

Jeśli chcą Państwo zabezpieczyć swoją firmę przed skutkami awarii – czy to poprzez dobór kasy rezerwowej, czy objęcie posiadanego urządzenia stałą opieką serwisową – zapraszamy do kontaktu. Chętnie pomożemy dobrać rozwiązanie odpowiednie do skali Państwa działalności.