Integracja kasy fiskalnej z terminalem – czy jest obowiązkowa?
Temat obowiązku połączenia kasy fiskalnej online z terminalem jest na ustach przedsiębiorców i branży fiskalnej od 3 lat. Od 1.07.2022 roku brak integracji terminala z kasą fiskalną online miał być sankcjonowany karą finansową do nawet 5000 zł. Od tego czasu, wskutek braku pełnej gotowości technicznej zgłaszanej przez operatorów płatniczych oraz producentów fiskalnych, termin ten był sukcesywnie odraczany. Obecnie na rządowej stronie gov.pl możemy przeczytać o odroczeniu obowiązku integracji do końca marca 2025 roku. W tym samym wpisie widnieje również informacja o procedowaniu zmiany przepisów, które docelowo likwidują obowiązek integracji. Koncepcja obowiązku integracji kasy online z terminalem, który miał zapobiec unikaniu ewidencji sprzedaży na urządzeniu fiskalnym, została porzucona. Na jej miejsce wkroczą nowe przepisy, które zobligują operatorów płatniczych do raportowania o zrealizowanych transakcjach do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Abstrahując od wymogów prawnych, integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną lub systemem sprzedaży może okazać się dużym udogodnieniem dla sprzedawcy. W jakich sytuacjach stanowić będzie ułatwienie, a w jakich będzie zbyteczna, dowiecie się z niniejszego artykułu.
Połączenie terminala z kasą fiskalną – jak się odbywa?
Integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną odbywa się za pośrednictwem lokalnej sieci, połączenia bluetooth lub dedykowanego przewodu połączeniowego. Przy poprawnie skonfigurowanej integracji, wybór metody płatności przy zakończeniu paragonu na kasie fiskalnej powinien spowodować wysłanie kwoty transakcji na terminal. Natomiast po zaakceptowaniu płatności, terminal wysyła informację zwrotną, która powoduje wydruk paragonu fiskalnego. Terminal możemy zintegrować nie tylko z kasą fiskalną, ale również z systemem sprzedażowym, do którego podpinamy drukarkę fiskalną. Najczęściej stosowanym sposobem połączenia terminala z kasą lub systemem sprzedaży jest połączenie przez sieć lokalną. Należy jednak pamiętać, że w tym celu nasza sieć musi działać stabilnie. W przeciwnym razie sprzedaż może zostać zakłócona. Musimy także pamiętać, że wszelkie zmiany dt. sieci mogą rozłączyć połączenie kasy z terminalem.
Połączeniem terminala z kasą fiskalną zajmują się serwisant fiskalny oraz serwisant terminali. Niestety w związku z tym często dochodzi do nieporozumień i przerzucania odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie integracji. Najlepszym wyjściem jest zaopatrzenie się zarówno w kasę lub system sprzedaży oraz terminal płatniczy u tego samego dealera, który dostarczy i skonfiguruje wszystkie urządzenia.
Integracja kasy fiskalnej z terminalem – kiedy warto ją wykonać?
Połączenie kasy z terminalem lub systemem sprzedaży daje nam dwie podstawowe korzyści. Po pierwsze – oszczędność czasu, ponieważ nie musimy przepisywać kwoty transakcji ręcznie na terminal. Po drugie – zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu podczas przepisywania kwoty. Choć może wydawać się, że przepisanie kwoty na terminal nie trwa długo, przy dużym ruchu oszczędność nawet 5 sekund pomnożona razy 100 klientów da nam prawie 10 minut, podczas których możemy obsłużyć kolejnych klientów. Stąd też zdecydowanie zalecamy integracje terminala z kasą lub systemem sprzedaży w placówkach, które generują dużą dzienną ilość transakcji, wówczas będzie to wręcz nieodzowne udogodnienie.
Inaczej sytuacja będzie wyglądać w przypadku przedsiębiorstw generujących od kilku, do kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu dokumentów sprzedaży dziennie. W tym wypadku tempo sprzedaży nie będzie tak kluczowe dla wydajnej obsługi. Zintegrowany terminal płatniczy może być również utrapieniem w przypadku mobilnych kas fiskalnych, jak wspomnieliśmy wyżej. Połączenie kasy z terminalem jest najczęściej realizowane w oparciu o sieć lokalną. W przypadku działalności mobilnej, kasa może być podłączona do różnych sieci, a sama integracja nie będzie konfigurowana w sposób uniwersalny dla wszystkich sieci, z którymi urządzenie nawiązuje połączenie. Przy niedużej ilości transakcji lub/i działalności mobilnej najczęściej stosuje się terminale wyposażone w kartę sim, dzięki czemu nie musimy łączyć ich do sieci. Jednak w większości przypadków odbiera nam to również możliwość skonfigurowania stabilnego połączenia z terminalem płatniczym.
Terminal z kasą fiskalną – czy mogę mieć wszystko w jednym urządzeniu?
Od wielu lat na rynku są dostępne tzw. kasoterminale, czyli urządzenia łączące w sobie terminal płatniczy z kasą fiskalną. Zdecydowaną korzyścią tego rozwiązania jest zapewnienie funkcjonalności dwóch urządzeń w ramach jednego. Problemu nie stanowi również sama integracja, ponieważ kasa jest stale powiązana ze wbudowanym terminalem.
Z minusów takiego rozwiązania warto wyróżnić stałe związanie się z jednym operatorem płatności i brak możliwości negocjacji prowizji. Właściciel terminala z kasą fiskalną jest również zobowiązany do płatności za terminal nawet jeśli go nie potrzebuje. W przypadku dwóch oddzielnych urządzeń może zrezygnować z terminala i nadal korzystać z kasy fiskalnej, a w przypadku terminala z kasą nie będzie to możliwe. Większość kasoterminali współpracuje z platformami sprzedażowymi, które są dodatkowo płatne, ale obligatoryjne dla działania urządzenia.
