Przegląd kasy fiskalnej – kiedy go dokonać?
Przegląd kas i drukarek fiskalnych stanowi bezwzględny obowiązek spoczywający na ich użytkownikach. Co prawda w większości przypadków to serwis fiskalny przypomina o zbliżającym się terminie przeglądu, jednak w razie jego niewykonania to podatnik będzie pociągnięty przez Urząd Skarbowy do odpowiedzialności i poniesie konsekwencję za niewykonany w terminie przegląd.
Szukasz kasy fiskalnej dla siebie? Pomożemy Ci w tym!
Przegląd kasy fiskalnej – kiedy i co ile należy go dokonać?
Obowiązkowy przegląd fiskalny jest wykonywany minimum co 2 lata, oznacza to oczywiście, że możemy dokonać go częściej, do czego zachęcają producenci kas i drukarek fiskalnych oferujący wydłużenie gwarancji użytkownikom kas, które przeglądane są co roku.
Czy przy zawieszonej działalności należy wykonać przegląd kasy fiskalnej? Nie, firma w czasie zawieszenia działalności nie ma obowiązku dokonywania dwuletnich obowiązkowych przeglądów. Należy jednak pamiętać, że w dniu wznowienia działalności należy wykonać przegląd niezależnie od tego ile czasu upłynęło od zakupu urządzenia lub ostatniego przeglądu.
Czy podatnik powinien zapisać w kalendarzu przypomnienie o obowiązkowym przeglądzie fiskalnym? Dobrą praktyką stosowaną przez doświadczone serwisy jest przypomnienie o przeglądzie minimum tydzień wcześniej oraz zaprogramowanie przypomnienia o przeglądzie na kasie fiskalnej, która wyświetli komunikat w odpowiednim momencie.
Jak wygląda przeprowadzenie przeglądu?
Przeglądu dokonuje serwis sprawujący opiekę nad urządzeniem, zwykle będzie to sprzedawca kasy, jednak możliwa jest zmiana serwisu na życzenie klienta lub w przypadku zamknięcia działalności dotychczasowego serwisu. Przegląd może odbyć się zarówno w serwisie jak i miejscu instalacji kasy fiskalnej.
Sam proces przeglądu fiskalnego trwa zwykle nie więcej niż 25 minut, podczas których serwisant sprawdza prawidłowość funkcjonowania poszczególnych podzespołów kasy, czyści mechanizm drukujący, dokonuje drobnych prac konserwacyjnych i sprawdza czy na kasie widoczny jest numer ewidencyjny. Numer ewidencyjny kasy jest nadawany przez Urząd Skarbowy podczas fiskalizacji, a obowiązkiem podatnika jest jego naniesienie na urządzenie.
Za zgłoszenie informacji o odbytym przeglądzie do Urzędu Skarbowego w przypadku kas fiskalnych z kopią papierową lub elektroniczną odpowiada serwis, kasy fiskalne online zgłaszają informację automatycznie w chwili przeprowadzenia przeglądu przez uprawnionego serwisanta. Użytkownik kasy powinien otrzymać od serwisu protokół wykonanego przeglądu. Informacja o odbytym przeglądzie powinna zostać odnotowana również w książce serwisowej kasy.
Książka serwisowa kasy do bardzo ważny dokument, w którym odnotowywane są informacje o naprawach oraz odbytych przeglądach, w książce serwisowej wpisany jest również serwis sprawujący opiekę nad danym urządzeniem. W przypadku zagubienia lub zniszczenia książki należy niezwłocznie skontaktować się z serwisem fiskalnym, który zajmie się wydaniem duplikatu.
Konsekwencje niewykonania przeglądu kasy fiskalnej
W związku z obowiązkiem wykonywania przeglądu kas i drukarek fiskalnych co dwa lata, za jego niedopełnienie przewidziane są określone sankcje. Urząd Skarbowy za niewykonanie przeglądu lub wykonanie go po terminie nakłada na podatnika karę w wysokości 300 zł. Podatnicy, którzy otrzymali zwrot za zakup kasy fiskalnej powinni liczyć się również ze zwrotem 700 zł otrzymanych w dofinansowaniu. W przypadku kas fiskalnych online Urząd Skarbowy może zwrócić się do podatnika nawet dzień po terminie wykonania przeglądu, w przypadku kas starego typu może to potrwać nieco dłużej. Jak wspomnieliśmy wcześniej, dobrą praktyką doświadczonego serwisu jest przypomnienie o przeglądzie, może się jednak zdarzyć, że klient zmieni numer telefonu czy nie zauważy maila. Co do przypomnienia na kasie – wyświetla się ono ok. 2 tygodni przed terminem, jednak jeśli zbiegnie się to z urlopem lub okresem bez sprzedaży może również nie ustrzec nas przed przegapieniem terminu przeglądu.
Przegląd urządzenia a odczyt kasy fiskalnej- czym się różni?
Przeglądy wykonujemy na kasach fiskalnych, które są w użyciu lub mogą się w nim znaleźć za jakiś czas. W przypadku kiedy trwale zamykamy działalność powinniśmy skontaktować się z serwisem w celu dostarczenia kasy na odczyt pamięci fiskalnej. Po zamknięciu modułu fiskalnego przez uprawniony serwis, urządzenie przechodzi w tryb tylko do odczytu co uniemożliwia sprzedaż, serwis wykonuje raport rozliczeniowy kasy, na podstawie którego przygotowuje dokumenty odczytu i wniosek o wyrejestrowanie kasy z którymi należy udać się do Urzędu Skarbowego. Odczytu dokonuje się również w sytuacji zapełnienia modułu fiskalnego, standardowo kasy i drukarki fiskalne wykonują 1830 raportów dobowych, w zależności od liczby dni pracujących moduł wystarcza minimum na 5 lat, w przypadku firmy generującej kilka raportów miesięcznie, jego zapełnienie trwa oczywiście zdecydowanie dłużej.