Likwidacja kasy fiskalnej – co warto wiedzieć?
O konieczności zakupu kasy fiskalnej najczęściej powiadomi nas nasze biuro rachunkowe lub serwis sprzedaży, który również informuje o obowiązkowych przeglądach fiskalnych. Jednak co z dalszymi krokami? Kasy i drukarki fiskalne nie są przecież wieczne – mogą ulec zniszczeniu lub wykorzystać cały licznik modułu fiskalnego, czyli 1830 raportów dobowych. Możemy też zwyczajnie zamknąć firmę, w której były wykorzystywane. Co wtedy? Z niniejszego artykułu dowiecie się Państwo, jak i kiedy wyrejestrować kasę fiskalną.
Likwidacja kasy fiskalnej – kiedy jest możliwa?
Zacznijmy od tego, kiedy powinniśmy wyrejestrować nasze urządzenie fiskalne. Powodów jest klika, jednym z najczęstszych jest zapełnienie pamięci fiskalnej, czyli wykonanie 1830 raportów dobowych. Licznik raportów dobowych zablokuje sprzedaż na kasie i wówczas konieczne będzie wyrejestrowanie kasy w Urzędzie Skarbowym. Kasę powinniśmy wyrejestrować również w momencie, gdy likwidujemy firmę, lub zmieniamy profil działalności na taki, w którym kasa nie będzie już potrzebna. W tym szczególnym wypadku warto jednak zastanowić się, czy kasa fiskalna nie przyda nam się w przyszłości. Dodatkowo warto nadmienić, że zawieszenie działalności nie obliguje nas do likwidacji kasy. Może również zdarzyć się, że kasa ulegnie zniszczeniu lub awarii, a jej naprawa będzie nieopłacalna – wówczas również musimy zająć się likwidacją kasy.
Odczyt kasy fiskalnej
Niezależnie od powodu, przez który wyrejestrowujemy kasę, musimy zacząć od odczytu pamięci fiskalnej. Procedura odczytu fiskalnego musi zostać przeprowadzona przez uprawniony do tego serwis fiskalny. Po przepięciu kasy fiskalnej w tryb tylko do odczytu danych, kiedy to niemożliwe będzie prowadzenie na niej dalszej sprzedaży, serwis dokona odczytu zawartości pamięci fiskalnej, a następnie przygotuje protokół z przeprowadzonych czynności oraz wniosek o wyrejestrowanie kasy, z którymi należy udać się do właściwego Urzędu Skarbowego.
Co do zasady odczytu dokonuje firma, która do tej pory była wpisana jako serwis kasy. W praktyce może jednak zdarzyć się, że firma już nie istnieje lub kontakt z nią jest utrudniony, w takim wypadku możemy udać się do dowolnego autoryzowanego serwisu, który zgłosi przejęcie opieki u producenta i w Urzędzie Skarbowym, a następnie dokona odczytu kasy fiskalnej.
Formalności dotyczące odczytu kasy
Wiemy już kiedy odczytujemy kasę, jednak jak wygląda perspektywa przepisów, otóż Ministerstwo Finansów obliguje do niezwłocznego wyrejestrowania kas fiskalnych w przypadku zamknięcia działalności. Jako że, „niezwłocznie” nie jest do końca mierzalne, nie ma ustawowego terminu granicznego, jednak po pewnym czasie Urząd Skarbowy wezwie nas pisemnie do dopełniania obowiązku, stąd nie warto nadto z tym zwlekać.
Kiedy mamy już protokół odczytu oraz wniosek o wyrejestrowanie kasy powinniśmy złożyć go w Urzędzie Skarbowym w terminie do 5 dni roboczych. Warto pamiętać również, że jeśli kasa była użytkowana krócej niż 3 lata, to Urząd Skarbowy wystąpi o zwrot wypłaconego dofinansowania na jej zakup.
Co zrobić z odczytaną kasą fiskalną? Kasy i drukarki fiskalne po odczycie są właściwie bezużyteczne, stąd najczęściej dochodzi do ich złomowania. Istnieje również możliwość wymiany odczytanego modułu fiskalnego na nowy, ta procedura jest jednak dość kosztowna i w przypadku droższych urządzeń zapłacimy za nią mniej więcej połowę wartości urządzenia, a w przypadku tanich kas fiskalnych różnica między wymianą modułu a zakupem nowego urządzenia będzie znikoma. Problemem może również okazać się uzyskanie dofinansowania w przypadku zakupu wyrejestrowanej kasy i wymienieniu w niej modułu fiskalnego. Wymiana modułu fiskalnego w kasie, która ma kilka lat i była intensywnie używana, jest kiepskim pomysłem ze względu na wyeksploatowanie pozostałych podzespołów, które zwykle są obliczone na żywotność na poziomie 1830 raportów dobowych, czyli około 5 lat pracy. Jeśli posiadamy w firmie więcej kas i drukarek fiskalnych, odczytane urządzenia może posłużyć nam też jako dawca części w przypadku potencjalnych awarii.
Wyrejestrowanie kasy fiskalnej, kiedy odczyt nie jest możliwy
Aby serwis fiskalny mógł dokonać odczytu pamięci fiskalnej, urządzenie powinno być sprawne. W przypadku prostych awarii akumulatora, wyświetlacza, mechanizmu drukującego czy klawiatury, serwis powinien sobie poradzić, wymieniając podzespoły uniemożliwiające wykonanie odczytu na czas przeprowadzenia procedury. Bywa jednak i tak, że kasa jest uszkodzona w sposób uniemożliwiający dokonanie standardowej procedury odczytu, np. po zalaniu kiedy wiele podzespołów jest niesprawna, wówczas urządzenie wysyłane jest do serwisu producenta na tzw. odczyt laboratoryjny, który jest droższy od zwykłego, a sama procedura trwa dłużej. Wyjątkową sytuacją będzie również zgubienie urządzenia lub jego kradzież, takie wypadki należy zgłosić Urzędowi Skarbowemu, który poinformuje nas o dalszych krokach.
Jeśli posiadamy urządzenia przeznaczone do likwidacji lepiej nie zwlekać z ich przekazaniem do serwisu, wbrew pozorom, od samego leżenia akumulator kasy, czy bateria zegara mogą ulec degradacji, w efekcie uniemożliwiając wykonanie standardowej procedury odczytu.
