Obowiązek posiadania kasy fiskalnej – kto musi ją mieć?

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży spoczywa, z pewnymi wyłączeniami, na przedsiębiorcach sprzedających towary i usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. W związku z licznymi zawiłościami i grupami wyłączeń dt obowiązku posiadania kas fiskalnych warto zapoznać się z poniższym artykułem.

Obowiązek kasy fiskalnej, a zwolnienia z jej stosowania

To, kto musi mieć kasę fiskalną, napisaliśmy powyżej, jednak od tej reguły możemy wyróżnić kilka wyłączeń. Do 31 grudnia 2024 roku ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej będą mogli skorzystać sprzedawcy wybranych kategorii towarów i usług (określonych w ustawie o czynnościach zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania https://pliki.biznes.gov.pl) oraz przedsiębiorcy, którzy w sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczyli obrotu 20 tysięcy zł rocznie. Co ważne, próg jest rozliczany proporcjonalnie do skali roku, tzn. przedsiębiorca, który otwarł działalność 1 grudnia, do końca roku może skorzystać z 31/365 wartości zwolnienia tj. 1698,63 zł, ponieważ odpowiada to okresowi prowadzenia przez niego działalności. Próg obrotu jest najczęstszym wyznacznikiem momentu od kiedy potrzebna jest kasa fiskalna. Do limitu nie wliczamy sprzedaży prowadzonej dla innych firm, wówczas rozliczamy się fakturami, które nie wyczerpują wyżej wspomnianego limitu. Od dnia przekroczenia limitu przedsiębiorca ma max. 2 miesiące na zakup kasy fiskalnej i rozpoczęcie ewidencji sprzedaży z jej użyciem.

Jak to w polskim prawie bywa, dla zwolnienia do wspomnianego progu obrotowego, również wyróżniamy szereg wyłączeń. Ze zwolnienia z obowiązku wykorzystania kasy fiskalnej nie skorzystają między innymi przedsiębiorcy sprzedający towary: gaz płynny, alkohol, perfumy czy wyroby tytoniowe; usługi: fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, czy gastronomiczne świadczone przez placówki stacjonarne. Tym samym firmy sprzedające ww. towary i usługi są objęte obowiązkiem kasy fiskalnej od początku prowadzenia sprzedaży.

Kolejne zwolnienie odnosi się do sprzedaży wysyłkowej. Mogą z niego korzystać właściciele znacznej większości sklepów internetowych, nie sprzedający towarów i usług objętych wyłączeniem. W przypadku sprzedaży wysyłkowej, sprzedaż ewidencjonujemy przy użyciu faktur wystawianych na osoby fizyczne.

Czy mam obowiązek wymiany starej kasy na kasę fiskalną online?

Co do zasady wszystkie obecnie dopuszczone do sprzedaży kasy fiskalne wymagają dostępu do internetu, aby komunikować się z Urzędem Skarbowym. W ich obrębie rozróżniamy przede wszystkim kasy fiskalne online oraz kasy wirtualne, ale o tym za chwilę.

Co więc w przypadku, kiedy przedsiębiorca posiada kasę starego typu z kopią elektroniczną lub papierową? Czy ma obowiązek wymiany kasy fiskalnej na nową? Jak to na tematy około prawne przystało, odpowiedź brzmi – to zależy. Kasy fiskalne z kopią papierową lub elektroniczną mogą być stosowane do końca swojego „żywota” w większości branż bez konieczności wymiany, jednak wyjątek od tej reguły stanowią kasy wykorzystywane w branży: beauty (fryzjerstwo, usługi kosmetyczne etc.), motoryzacyjnej (warsztaty i sklepy z częściami), budowlanej, prawnej, opieki medycznej czy gastronomicznej. Wówczas przedsiębiorca jest obowiązany do wymiany kasy na kasę fiskalną online, bądź kasę wirtualną.

Skoro już o tym, wirtualna kasa fiskalna funkcjonuje w formie oprogramowania chmurowego, które instalujemy na komputerze, tablecie lub smartfonie. Do wykorzystania tego rodzaju kas uprawnione są między innymi firmy działające w branży HoReCa (noclegi, gastronomia, catering), sprzedające paliwa kopalne, świadczące określone usługi transportowe lub prowadzące myjnie samochodowe.

Wśród kas fiskalnych wyróżniamy także kasy szczególnego zastosowania tj. bileterki i apteczne kasy fiskalne, których zastosowanie regulują przepisy określające funkcjonowanie podmiotów w tych branżach.

Kasa fiskalna – od jakiej kwoty się zaczynają?

Rodzaj kasy fiskalnej jest uzależniony od rodzaju prowadzonej działalności, branży, czy wreszcie samego sposobu prowadzenia sprzedaży. Przedsiębiorca poszukujący kasy fiskalnej powinien liczyć się z wydatkiem od około 1000 zł netto do nawet 3 tysięcy. O ile kasa fiskalna za 1000 zł może sprawdzić się w przypadku firmy wystawiającej kilka paragonów miesięcznie czy nawet rocznie, o tyle w przypadku codziennej pracy z kasą warto przeznaczyć na ten cel kilka przysłowiowych „stówek” więcej.

Wiele modeli kas mieści się w przedziale 1400-1900 zł netto, a ich popularność idzie w parze z niezawodnością oraz intuicyjnością obsługi. Większość sprzedawanych przez nas kas mieści się w tym przedziale. Są to świetne rozwiązania dla branży usługowej: będzie to dobra kasa dla fryzjerki, mechanika, barbera, fizjoterapeuty czy psychologa. Te same rozwiązania sprawdzą się w drobnej sprzedaży, więc będzie to również dobra kasa dla kwiaciarni, komisu, małego sklepiku lub sklepu specjalizowanego.

Wiemy już, od jakiej kwoty kasę fiskalną możemy kupić oraz że czasem warto dopłacić za rozwiązanie, które nie będzie nastręczać problemów, natomiast nie wspomnieliśmy jeszcze o dofinansowaniu na zakup kasy fiskalnej. Przedsiębiorca kupujący kasę będzie mógł odliczyć od ceny jej zakupu 700 zł zwrotu na zakup kasy fiskalnej. Na taki zwrot mogą liczyć firmy instalujące pierwsze urządzenia, niezależnie od ich ilości, lub kolejne, jeśli od rozpoczęcia sprzedaży na kasach nie upłynęło więcej niż 6 miesięcy. Urząd Skarbowy wypłaca zwrot w formie przelewu na konto podatnika lub umożliwia jego rozliczenie podczas regulowania należności za podatek Vat.

Nie jestem pewien, czy dotyczy mnie obowiązek kasy fiskalnej. Co zrobić?

Zdajemy sobie sprawę, że wiele aspektów poruszonych w artykule może nie dostarczać klarownych odpowiedzi na pytania: od kiedy stosować kasę fiskalną? Kto musi mieć kasę fiskalną? Jeśli nie masz pewności czy podlegasz wyłączeniom, skontaktuj się z nami lub przedyskutuj temat ze swoim biurem rachunkowym. Więcej szczegółowych informacji dt Obowiązku stosowania kas fiskalnych znajdziesz na rządowej stronie: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00243