Kasa wirtualna – czym jest i kto może z niej skorzystać?
Wirtualna kasa fiskalna to rozwiązanie w formie oprogramowania opartego o chmurę danych, dzięki czemu funkcjonuje w wirtualnej rzeczywistości. Interfejsem sprzedaży dla tego typu rozwiązań może stać się smartfon, tablet lub komputer, który będzie łączył się z wirtualnym modułem fiskalnym. Co ważne, w świetle przepisów nie każdy przedsiębiorca może skorzystać z tego typu rozwiązania; Ministerstwo Finansów określiło grupę przedsiębiorców sprzedających usługi i towary w ramach konkretnych kodów PKD, a więcej na jej temat dowiecie się Państwo z niniejszego artykułu.
Wirtualna kasa fiskalna – jak działa?
W pewnym zakresie kasa wirtualna działa jak kasa fiskalna online, tzn. komunikuje się z Urzędem Skarbowym online. Główną różnicą jest budowa wirtualnej kasy. To co nazywamy kasą wirtualną, nie posiada formy fizycznej, występuje jedynie w postaci oprogramowania w chmurze danych. Aby prowadzić sprzedaż za pomocą wirtualnej kasy, podatnik instaluje na tablecie, smartfonie, terminalu płatniczym lub komputerze oprogramowanie dostarczone przez producenta kasy. Jeśli urządzenie, na którym zainstalowano oprogramowanie nie jest wyposażone w drukarkę, konieczne może okazać się zastosowanie dodatkowej drukarki bonowej, która będzie drukowała wygenerowane przez wirtualną kasę dokumenty sprzedaży. Dokument sprzedaży możemy również przekazać klientowi w formie elektronicznej.
Wirtualna kasa fiskalna, podobnie do innych rozwiązań fiskalnych, musi posiadać stosowną homologację i niezbędne certyfikaty. Samo prowadzenie sprzedaży nie odbiega w znaczący sposób od zwykłych kas online. Wirtualna kasa musi zostać zafiskalizowana tzn. zarejestrowana w Urzędzie Skarbowym oraz otrzymuje numer ewidencyjny. Różnicę stanowi brak książki serwisowej kasy wydawanej przez producenta, a także brak konieczności wykonywania dwuletnich przeglądów okresowych kasy.
Dla kogo kasa wirtualna?
Główne ograniczenie dla wirtualnych kas fiskalnych stanowi zakres branż, w których są dopuszczone do użytku. Tego rodzaju rozwiązanie można stosować w branży HoReCa, czyli w hotelarstwie i gastronomii. W branży transportowej, kasy wirtualne na telefonach funkcjonują między innymi w firmie Bolt, instalowane na komputerach wirtualne kasy stosuje z kolei Uber. W przewozie osób kasy wirtualne stanowią wygodne i stosunkowo tanie rozwiązanie. Przez kogo kasy wirtualne mogą być jeszcze stosowane? Między innymi przez samoobsługowe myjnie samochodowe, zastępy Ochotniczej Straży Pożarnej, Koła Gospodyń Wiejskich oraz sprzedawców paliw kopalnych wytwarzanych z węgla. Szczegółowy spis branż, w których można wykorzystać wirtualną kasę fiskalną, jest dostępny na rządowej stronie: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00243#7.
Kasa fiskalna na telefonie – czy to dobre rozwiązanie?
Opcja kasy fiskalnej zainstalowanej na już posiadanym urządzeniu, lub też urządzeniu, które będzie spełniać równolegle inne funkcje, może wydawać się atrakcyjna i z pewnością taka jest, jednak warto wziąć pod uwagę również okoliczności, w jakich będzie miała pracować. Kasa fiskalna w telefonie lub na terminalu płatniczym będzie wygodnym rozwiązaniem np. dla dostawców cateringowych, czy szerzej sprzedaży obwoźnej, gdzie poręczność tej mobilnej kasy fiskalnej stanowi kluczowe kryterium wyboru. Kasa fiskalna w telefonie będzie równie wygodnym rozwiązaniem dla przewozu osób, gdzie w ramach dużych korporacji telefon z kasą będzie sprzężony z systemem operatora, a paragony będą generować się automatycznie.
Kasa fiskalna w telefonie z kolei będzie miała pewne ograniczenia np. w restauracji, foodtrucku czy barze o dużym obłożeniu – nie będzie w stanie zastąpić wydajnego systemu gastronomicznego, pozwalającego na szybką i sprawną obsługę. Generowanie dużej liczby dokumentów sprzedaży w wysokiej częstotliwości na kasie wirtualnej w telefonie będzie zwyczajnie niewygodne i nieefektywne.
Ile kosztuje wirtualna kasa fiskalna?
Sposób rozliczenia za wirtualną kasę fiskalną zależy od jej producenta. Czasem będzie to forma abonamentu za użytkowanie, czasem jednorazowy zakup oprogramowania. Oprócz oprogramowania będącego wirtualną kasą fiskalną, musimy wyposażyć się również w sprzęt, na którym je uruchomimy. W pewnych sytuacjach możemy użyć posiadanego smartfona, tabletu lub komputera, natomiast w innych przypadkach producent może wymagać zakupu specjalnego urządzenia, na którym można zainstalować kasę. Wówczas może to być zintegrowany zestaw POS albo terminal płatniczy.
Na wirtualną kasę fiskalną, podobnie jak na tradycyjną, możemy uzyskać dofinansowanie z Urzędu Skarbowego. Kwota dofinansowania to 700 zł, jednak nie więcej niż 90% wartości kasy. W rozumieniu przepisów regulujących funkcjonowanie kas wirtualnych, kasą jest samo oprogramowanie, a nie urządzenie, na którym je instalujemy, stąd nie rozliczymy dofinansowania na zakup telefonu czy komputera, na którym zainstalujemy kasę. Problematyczne może okazać się również uzyskanie dofinansowania na kasę wirtualną opłacaną w formie abonamentu.
