Konfiguracja kasy czy drukarki fiskalnej opiera się w zasadzie na ustawieniu tego, co będzie drukowało się na paragonie. Programujemy nagłówek, który jest stałym elementem każdego wydruku fiskalnego, pozycje sprzedażowe oraz matrycę stawek VAT – ich celem jest przypisania do konkretnych pozycji i właściwym naliczeniem podatku. Warunki opisanej konfiguracji są ściśle regulowane, a o tych regułach powiemy więcej w niniejszym artykule.

Paragon – co zawiera?

Zacznijmy od nagłówka, który drukuje się na początku każdego paragonu fiskalnego. Nagłówek musi składać się z nazwy przedsiębiorstwa, adresu instalacji urządzenia fiskalnego lub adresu siedziby firmy w przypadku urządzeń mobilnych oraz numeru nip podatnika, który jest trwale przypisywany kasie lub drukarce w procesie fiskalizacji. Ponadto podatnik może zdecydować o dodatkowych informacjach i elementach, które uzupełnią nagłówek. Użytkownicy najczęściej decydują się na dodanie w nagłówku nazwy marki nie będącej częścią nazwy firmy, adresu strony internetowej, telefonu kontaktowego czy loga graficznego. Co ważne, układ nagłówka nie jest regulowany przepisami, stąd nazwa brandu może być drukowana przed oficjalną nazwą podmiotu, większą czcionką i wytłuszczonym drukiem, aby była lepiej widoczna.

Dane na paragonie – jakie muszą się tam znaleźć?

Zasadniczą część paragonu stanowi informacja o przedmiocie zakupu. W przypadku kas fiskalnych programujemy bazę usług i towarów bezpośrednio na urządzeniu, w drukarkach fiskalnych pozycje paragonu są wysyłane z programu sprzedażowego. Nazwy pozycji muszą być skonstruowane w ten sposób, aby klient na podstawie paragonu wiedział co kupił.

Dodatkowym utrudnieniem jest ilość znaków ograniczona przez urządzenie fiskalne – zależnie od ich typu wynoszą od 36 do 60 znaków. W przypadku produktu czy usługi musimy się wówczas zmieścić w określonej długości równocześnie unikając dużych uogólnień. Na przykład jeśli prowadzimy sklep odzieżowy nie powinniśmy sprzedawać ogólnej pozycji pt. „ubranie”. Drugą skrajnością będzie próba przypisania w paragonie równocześnie typu ubrania, jego marki, koloru, rozmiaru, składu, kroju etc. Najlepiej to wypośrodkować i ograniczyć ilość rozróżnień np. „spodnie jeansowe”, w tym wypadku spełniamy wytyczne, ponieważ klient wie za jaki produkt zapłacił, z drugiej strony mamy jeszcze spory zapas znaków. Pozycjom przypisujemy również stawki VAT wg matrycy A-23%, B-8%, C-5%, D-0%, E-ZW.

Na tej podstawie, podczas sumowania sprzedaży, urządzenie fiskalne wyodrębnia wysokość podatku według poszczególnych stawek, wartość netto oraz sumę stanowiącą wartość brutto, która zazwyczaj wyróżniona jest wytłuszczonym drukiem i większą czcionką.

Co jeszcze zawiera paragon? Oprócz wpływu na zawartość nagłówka użytkownik może również edytować stopkę paragonu umieszczając tam treść zachęcającą do kolejnych zakupów czy budującą pozytywny wizerunek marki. Na dole paragonu możemy również dodać grafikę, np. kod qr, będący odnośnikiem do strony lub kuponem rabatowym.

Czy na paragonie musi być forma płatności?

Paragon musi zawierać również informacje o metodzie płatności. W przypadku niektórych kas, wszystkie metody płatności są domyślnie dostępne na kasie, w pozostałych kasach musimy je zaprogramować tak samo, jak programujemy bazę towarów i usług, z kolei drukarki fiskalne informacje o metodzie płatności będą otrzymywać z programu sprzedaży.

Gdzie na paragonie jest numer dowodu zakupu?

Paragon zawiera informacje na które mamy wpływ, oraz takie, które są dodawane przez urządzenie fiskalne poza naszym udziałem. Numer dowodu zakupu na paragonie nie jest jednak tak oczywisty – kasa lub drukarka fiskalna, przypisuje i drukuje numer paragonu, numer transakcji i numer wydruku. Drukarka fiskalna może również wydrukować na paragonie numer nadany przez program sprzedaży. W związku z większą ilością unikalnych numerów oraz ich różnym umiejscowieniu w zależności od marki urządzenia, najlepiej zapytać sprzedawcy, gdzie na paragonie znajduje się numer dowodu zakupu.