Fiskalizacja i zgłoszenie kasy fiskalnej – najważniejsze informacje
Najważniejszym – i co warto dodać – nieodwracalnym procesem podczas wdrożenia kasy fiskalnej jest jej fiskalizacja, zarejestrowanie i zgłoszenie w Urzędzie Skarbowym. Zakupiona kasa pierwotnie znajduje się w tzw. trybie szkoleniowym, kiedy to możemy wystawiać testowe paragony, uczyć się obsługi kasy oraz wstępnie zaprogramować na niej nagłówek, stawki VAT czy bazę towarów i usług. Przed przystąpieniem do właściwej sprzedaży konieczne jest zafiskalizowanie kasy fiskalnej. Z poniższego artykułu dowiecie się więcej na temat tego procesu.
Fiskalizacja kasy fiskalnej – kto może to zrobić?
Fiskalizacji kasy fiskalnej może dokonać jedynie uprawniony do tego serwis urządzeń fiskalnych. Po zakupie kasy, najczęściej serwisant, choć możemy również zrobić to samodzielnie, programuje kasę fiskalną, wgrywa podany nagłówek składający się obowiązkowo z nazwy podatnika i adresu instalacji oraz opcjonalnie dodatkowych informacji takich jak numer telefonu, adres e-mail czy adres strony www. Oprócz nagłówka do kasy należy wgrać matrycę stawek VAT, jednostki miary, bazę towarów i użytkowników oraz dostępne metody płatności. Po zaprogramowaniu z reguły przeprowadzane jest szkolenie, ponieważ na tym etapie, możemy jeszcze generować dokumenty, które nie zostaną zarejestrowane przez Urząd Skarbowy.
Podczas zakupu kasy fiskalnej, oprócz przygotowania danych rejestrowych powinniśmy także zorientować się pod który Urząd Skarbowy podlega nasza firma, ponieważ serwisant musi to określić rejestrując kasę fiskalną. Po szkoleniu, kiedy użytkownik zapoznał się z budową kasy i potrafi ją obsłużyć, serwis przeprowadza proces fiskalizacji, czyli oficjalnego zarejestrowania kasy fiskalnej w Urzędzie Skarbowym. Obecnie dostępne na rynku kasy fiskalne online rejestrują się automatycznie w procesie fiskalizacji, do tej operacji konieczne jest zapewnienie kasie dostępu do internetu, dzięki czemu tam będzie mogła połączyć się z Urzędem Skarbowym za pośrednictwem Centralnego Repozytorium Kas, odpowiedzialnego za komunikację kas fiskalnych online z fiskusem. Podczas fiskalizacji, do modułu fiskalnego urządzenia wgrywany jest numer NIP podatnika. Powiązanie modułu fiskalnego z numerem NIP jest operacją nieodwracalną, a koszt ewentualnej wymiany modułu fiskalnego, przekracza 1000 zł netto, stąd przed zatwierdzeniem fiskalizacji, z kasy drukowane jest potwierdzenie numeru NIP, które podatnik podpisuje odręcznie w obecności serwisanta.
Sama treść nagłówka czyli nazwa podatnika, adres instalacji czy też informacje dodatkowe można zmienić po zafiskalizowaniu, edycji nie podlega wyłącznie nadany numer NIP. Wynikiem zarejestrowania kasy fiskalnej w Urzędzie Skarbowym jest nadanie jej przez w/w tzw. numeru ewidencyjnego kasy, który powinien zostać naniesiony na obudowę kasy fiskalnej w widocznym miejscu. Po fiskalizacji serwisant uzupełnia tzw. książkę serwisową kasy, gdzie znajdą się informację dot. podatnika, serwisu uprawnionego do serwisowania danego urządzenia, sposobu użytkowania kasy, a także wszywane jest potwierdzenie fiskalizacji wygenerowane przez kasę fiskalną.
Mimo iż w powyższej części odnosimy się do fiskalizowania kas fiskalnych, w przypadku drukarek fiskalnych cały proces jest w 100% analogiczny.
Zgłoszenie kasy
W przypadku obecnie już nie sprzedawanych kas fiskalnych z papierową lub elektroniczną kopią danych, po zafiskalizowaniu kasy fiskalnej zarówno podatnik, jak i serwis byli zobowiązani do zgłoszenia kasy fiskalnej w Urzędzie Skarbowym. W odpowiedzi na zgłoszenie kasy urząd nadawał jej numer ewidencyjny i dokonywał zarejestrowania kasy fiskalnej. Obecnie ten proces został znacznie uproszczony i nie ma konieczności zgłaszania zakupu ani fiskalizacji kasy, ponieważ dzieje się to automatycznie w trybie online. Mimo to, warto zgłosić się do Urzędu Skarbowego po zakupie i zarejestrowaniu kasy fiskalnej, ale w celu otrzymania zwrotu za jej zakup w wysokości 700 zł, dofinansowanie możemy otrzymać na zakup pierwszej kasy i kolejnych, pod warunkiem że od zakupu pierwszego urządzenia nie minęło więcej niż 6 miesięcy.
Wyjątkiem dla zgłoszenia kasy fiskalnej online w Urzędzie Skarbowym jest sytuacja, w której podatnik zmienia swój dotychczasowy serwis. Wówczas nowy serwis jest zobligowany do powiadomienia Urzędu Skarbowego oraz serwisu producenta o zmianie. Dzieje się to jednak zupełnie poza udziałem podatnika, który nie musi zaprzątać sobie tym głowy.
