Kasa fiskalna a drukarka fiskalna – Jakie są różnice?
Często zdarza się, że nawet wieloletni użytkownicy urządzeń fiskalnych, mają problem z prawidłowym rozróżnieniem kasy od drukarki fiskalnej. Niejednokrotnie posiadacze nazywają swoje drukarki fiskalne kasami i odwrotnie. W praktyce właściwości obu z nich istotnie wpływają na tryb ich pracy i miejsca zastosowania. Wspólnym mianownikiem dla obu zostaje właściwie drukowanie paragonów, raportów oraz (w przypadku urządzeń online) komunikacja z Urzędem Skarbowym. Więcej na temat różnic między kasami a drukarkami fiskalnymi oraz ich zastosowań w praktyce dowiecie się z niniejszego artykułu.
Kasa fiskalna – jak działa?
Zacznijmy od opisania trybu pracy zwykłej kasy fiskalnej. W jaki sposób działa kasa fiskalna? Na początku na kasie fiskalnej programujemy dane użytkownika, tj. nazwę podatnika, adres instalacji etc., następnie definiujemy stawki vat, jednostki miar i grupy towarowe. W oparciu o nie tworzymy bazę towarową, która posłuży nam do prowadzenia sprzedaży. Mimo że baza nazywa się „towarową”, może być również bazą usług. Najprościej mówiąc – programujemy na kasie pozycje, które będą drukowały się na paragonie z przypisaną stawką vat, jednostką miary i stałą ceną lub ceną zmienną wprowadzaną każdorazowo ręcznie. Poza wyżej wymienionymi rzeczami, na kasie definiujemy również metody płatności, uprawniony serwis dokonuje fiskalizacji (zgłasza kasę fiskalną do Urzędu) i po połączeniu z internetem możemy rozpocząć sprzedaż.
Sprzedaż na kasie odbywa się poprzez wybranie na kasie kodu przypisanego do danego towaru lub usługi, podsumowanie paragonu oraz zatwierdzenie wybranej metody płatności. Poza paragonami kasa fiskalna generuje raporty dobowe i miesięczne konieczne do rozliczenia sprzedaży.
Drukarka fiskalna – jak działa?
Wiedząc już jak działa kasa fiskalna, łatwiej będzie nam zrozumieć jak działa drukarka fiskalna. Pierwsza różnica między drukarką a kasą fiskalną jest widoczna na pierwszy rzut oka, drukarka fiskalna będzie miała zdecydowanie mniej przycisków, ponieważ nie będzie jej potrzebny tak rozbudowany interfejs sprzedaży. Najistotniejszą z różnic będzie fakt, że drukarka fiskalna do prowadzenia sprzedaży będzie potrzebowała programu sprzedażowego. Drukarka fiskalna działa wyłącznie w oparciu o program, w którym tworzymy dokument sprzedaży, który następnie jest wysyłany do drukarki fiskalnej w celu jego zafiskalizowania i druku. Posiadając samą drukarkę fiskalną, nie jesteśmy zatem w stanie wygenerować paragonu. Drukarkę łączymy z komputerem lub tabletem, na którym mamy zainstalowany program lub na którym zalogujemy się do narzędzia sprzedażowego w wersji przeglądarkowej.
W związku z powyższym, samo przygotowanie drukarki fiskalnej będzie nieco różnić się od przygotowania kasy fiskalnej, tzn. że na drukarce fiskalnej, podobnie jak na kasie, programujemy dane podatnika widoczne w nagłówku, matrycę stawek vat. Podobnie jak kasa, drukarka również musi zostać zafiskalizowana i podpięta do internetu w celu zapewnienia komunikacji z Urzędem Skarbowym. Nie programujemy na niej jednak bazy towarowej, jednostek miar czy metod płatniczych, wszystko to będzie zawarte w programie sprzedażowym, który skorzysta z drukarki w celu wydruku paragonów.
Drukarka fiskalna a kasa fiskalna – jakie są różnice?
Na podstawie opisanych powyżej właściwości kas i drukarek fiskalnych możemy wskazać różnice jak i podobieństwa. Po pierwsze, zarówno kasy jak i drukarki pomogą nam zrealizować obowiązek fiskalizacji sprzedaży i generowania paragonów. Drukarki fiskalne, podobnie jak kasy, wymagają zafiskalizowania, podlegają obowiązkowym dwuletnim przeglądom, pozwalają na rozliczenie zwrotu w wysokości 700 zł na zakup urządzenia fiskalnego z Urzędu Skarbowego. Kasy i drukarki fiskalne podlegają również tym samym wymogom prawnym w tym między innymi zapewnieniu dostępu do internetu podczas sprzedaży (dotyczy urządzeń typu online).
Z kolei to, co różni oba rodzaje urządzeń wpływa bezpośrednio na zakresy ich zastosowania. Kasa fiskalna stanowi dobre rozwiązanie przy mniejszej sprzedaży, szczególnie w handlu usługami, gdzie nie prowadzimy magazynu towarów. Jest też tańsza i mniej problematyczna w obsłudze, równocześnie stwarzając mniejsze możliwości. W praktyce prosta kasa fiskalna jest często pierwszym urządzeniem fiskalnym w firmie, które z czasem jest zastępowane programem sprzedażowym i drukarką fiskalną. Bywa i tak, że kasy fiskalne są wykorzystywane długo, a ich ograniczenia w żaden sposób nie wpływają na rozwój biznesu. Wiele zależy tutaj od rodzaju danej branży i specyfiki jej procesów sprzedaży.
Drukarka fiskalna, sama w sobie niczego nie usprawnia, jednak pozwala na prowadzenie sprzedaży w ramach programu, który dla ergonomii sprzedaży, a często i w ogóle prowadzenia biznesu, ma już spore znaczenie. Odpowiednio dobrany program pomoże nam zarządzać zasobami i sprzedażą, odnotowywać działania, analizować poziomy sprzedaży, poprowadzić magazyn, usprawnić komunikację czy ułatwić kontrolę nad pracownikami. Wśród szerokiej gamy programów sprzedażowych znajdziemy rozwiązania dedykowane dla danej branży, które najlepiej odpowiadają na jej specyficzne potrzeby, jak np. programy gastronomiczne, a także programy, które znajdą szersze zastosowanie w sprzedaży, niekoniecznie w ujęciu branżowych jak systemy ERP.
