Raporty i analizy z systemu POS – jak wykorzystać dane do rozwoju biznesu?
System POS to przede wszystkim wygoda obsługi sprzedaży dzięki prostemu, intuicyjnemu interfejsowi oraz możliwość sprawniejszej komunikacji, zwłaszcza w przypadku rozwiązań przeznaczonych dla gastronomii. Warto jednak pamiętać, że korzyści płynące z używania systemu POS nie kończą się na widocznych funkcjach – równie istotna jest zaawansowana analiza sprzedaży, którą systemy te gromadzą i udostępniają użytkownikom. W odróżnieniu od zwykłej kasy fiskalnej, system sprzedażowy gromadzi dane o dokonanych transakcjach w sposób, który umożliwia dokładną analizę ich historii, z możliwością filtrowania danych i ich odczytu w różnych zestawieniach. Dostęp do przejrzystych danych dt. sprzedaży jest kluczowy dla optymalizacji biznesu – ale dlaczego i co to właściwie znaczy? Dowiecie się z poniższego artykułu.
Raporty w systemie POS – jakich informacji nam dostarczają?
W jaki sposób przebiega raportowanie w systemach POS oraz innych narzędziach wspierających sprzedaż, takich jak systemy ERP i CRM? Mówiąc kolokwialnie, im większą ilością danych „nakarmimy” nasz system, tym więcej z niego odczytamy. Wystawiając paragon na systemie POS wiemy co, kiedy i za ile sprzedaliśmy i jaka była metoda płatności. Ponadto system może zarejestrować czas obsługi rachunku, informacje przy którym stoliku siedział gość (w systemach gastro), a także przypisać rachunek do pracownika i/lub klienta.
Wpływ na szczegółowość naszych raportów będzie miała również sama baza towarów i usług. Często stosuje się pewne uogólnienia dla towarów i usług o zbliżonych parametrach. Na przykład kiedy dany towar występuje w różnych wariantach kolorystycznych, ale nie ma to wpływu na jego właściwości czy cenę lub w przypadku usług, których wykonanie zajmuje nam podobną ilość czasu i są oferowane w tej samej cenie. Takie uproszczenia ułatwiają pracę na kasie fiskalnej, ale są niepożądane w przypadku systemu POS, ponieważ nie uwzględniają zmiennych, które mogą być istotne dla optymalizacji sprzedaży.
Ważnym, choć nieobligatoryjnym, elementem raportów w systemie POS są raporty magazynowe. Moduły magazynu są oferowane przez producentów oprogramowania jako opcja, wymagają od użytkownika dodatkowych działań, jak wprowadzanie faktur, przeprowadzanie inwentaryzacji czy, w przypadku systemów gastro, tworzenia receptur. Odwdzięczają się jednak szczegółowymi raportami dt. kosztów, marży czy stanów magazynowych oraz ich rotacji.
Analiza raportu POS – jak odczytywać podsumowania sprzedaży i co z nich wynika?
Samo utworzenie raportów sprzedaży nie wpłynie w żaden sposób na nasz biznes, tworzy jednak pole do analizy, która pomoże nam w dostosowaniu strategii. Najprostsze analizy raportów POS nie wymagają wiele zaangażowania. Warto zacząć od sprawdzenia najlepiej i najgorzej sprzedających się produktów. Taki raport w większości systemów możemy utworzyć jednym kliknięciem. Wiedząc, co sprzedaje się lepiej, a co gorzej, możemy poszukać odpowiedzi na pytanie czemu tak się dzieję i co należy zrobić, aby osiągać możliwie najwyższe wyniki sprzedażowe przy najkorzystniejszych marżach. Analizując podsumowanie sprzedaży warto skupić się na korelatach – może okazać się, że dany produkt sprzedaje się lepiej lub gorzej w określonej porze dnia lub miesiąca, a inny jest sprzedawany w zadowalających ilościach tylko przez jednego pracownika. Podobnie możemy analizować zwyczaje zakupowe konkretnych klientów, o ile przypisujemy im rachunki. Analiza korelacji może okazać się dużym zaskoczeniem dla właściciela, nawet w przypadku, kiedy sam prowadzi sprzedaż.
System POS agreguje raporty sprzedaży z długiego okresu, co ułatwia nam kontrolę nad przyjętymi działaniami optymalizacyjnymi. Możemy na bieżąco sprawdzać, czy strategia obrana po przeanalizowaniu tendencji sprzedaży wpływa na nią pozytywnie, jest dla niej obojętna czy może pogarsza wyniki.
Analiza raportów magazynowych w systemie POS, dostarcza nam już nie tylko informacji ułatwiających optymalizację, ale staje się również ważnym narzędziem kontroli, które może uchronić przedsiębiorcę przed nieuczciwością pracowników. Oczywiście jest to delikatny temat, jednak nie warto udawać, że takie zdarzenia nie mają miejsca. W przypadku prowadzenia magazynu możemy w dowolnym momencie zestawić raport magazynowy z raportem sprzedaży, dzięki czemu sprawdzimy, czy cała sprzedaż jest rejestrowana w należyty sposób.
Dlaczego warto korzystać z raportów i analiz w systemie POS?
Przedsiębiorcy często zdają się w biznesie na intuicje, co trudno podważyć szczególnie w sytuacji, gdy biznes odnosi sukces. Mimo to, raportowanie, analiza i kontrola sprzedaży mogą ten sukces zabezpieczyć lub spotęgować. W dzisiejszych czasach rynek dostarcza nam szeregu rozwiązań, dotychczas zarezerwowanych dla największych graczy, za stosunkowo niewielkie pieniądze. Nasi klienci, którzy dopiero na pewnym etapie zdecydowali się na system sprzedaży, często dostrzegają, że wcześniejsze działania były prowadzone na oślep, bez odpowiedniego odniesienia do historii sprzedaży. Oczywiście, podsumowania sprzedaży można budować również manualnie w tabeli w excelu, zebrane tam informacje mogą doprowadzić nas do tych samych wniosków co profesjonalny system, ale jest to zwykle okupione żmudnym i czasochłonnym procesem rejestracji sprzedaży, a jak wiemy najważniejszym i równocześnie nieodnawialnym zasobem przedsiębiorstwa jest czas.
