Programy do gastronomii – poznaj ich najważniejsze funkcje
Jedną z zagwozdek, przed którą stają przedsiębiorcy otwierający nowe lokale gastronomiczne, jest wybór odpowiedniego narzędzia sprzedaży. Kasa fiskalna, a może system gastronomiczny? Jeśli tak to jaki? Niezależnie od skali, nowi właściciele foodtrucków i dużych restauracji stają przed tym samym trudnym wyborem najlepszego rozwiązania z szerokiej oferty rynkowej. Niniejszy artykuł nie stanowi remedium dla tego problemu, ale ma za zadanie przybliżyć zagadnienie przyszłym właścicielom i użytkownikom. Postaramy się wskazać obszary, nad którymi warto pochylić się jeszcze przed umówieniem prezentacji różnych rozwiązań, w celu wyboru ostatecznego rozwiązania.
Programy gastronomiczne – czym się charakteryzują?
Programy gastronomiczne to programy sprzedażowe dostosowane do specyfiki sprzedaży w branży gastro. Mają za zadanie nie tylko generować paragony (to robią nawet najtańsze modele kas, choć bywa, że takie kasy są wykorzystywane w branży gastronomicznej, w praktyce prędzej czy później są zastępowane programami usprawniającymi obsługę). Głównym zadaniem programu gastronomicznego jest usprawnienie i zautomatyzowanie procesu obsługi oraz efektywne zarządzanie lokalem. Dobrze dobrane oprogramowanie gastronomiczne, przyspiesza proces obsługi zamówień, odpowiada za sprawną komunikację obsługi z kuchnią, pozwala łatwo kontrolować zasoby, pomaga w analizowaniu sprzedaży oraz sprawowaniu kontroli nad zespołem.
Program dla gastronomii – dostępne funkcje
Podstawowym wyróżnikiem każdego systemu POS dla gastronomii jest przejrzysty, intuicyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs sprzedaży oparty o ekran dotykowy. Przewagą systemu jest wygoda obsługi tzn. tworzenie i edytowanie zamówień, notowanie uwag i zmian do pozycji z zamówienia.
Kolejną ważną funkcjonalnością będzie komunikacja z kuchnią. Oczywiście inaczej będzie to wyglądało w dużej restauracji z obszerną kuchnią, a inaczej w foodtrucku, którego w całości obsługuje jeden pracownik. Jednak i tu i tu ważny będzie porządek i usystematyzowanie działań, które będzie brzemienne w skutkach podczas oblężenia lokalu. W przypadku dużej restauracji każdy odcinek kuchni otrzyma wydruk lub komunikat na dedykowanym ekranie KDS z pozycjami z zamówienia, za które odpowiada, natychmiast po zatwierdzeniu zamówienia przez kelnera. W małym gastro nawet jeśli jest obsługiwane przez jedną osobę, wydruki zamówień lub ich wyświetlenie na ekranie, pozwoli na utrzymanie odpowiedniej kolejności oraz zapobiegnie pomyłkom i pominięciom.
Mobilny kelner to narzędzie, które pozwoli kelnerowi na przyjęcie zamówienia bezpośrednio przy stoliku, bez konieczności powrotu do stanowiska POS, co zaoszczędzi mu kroków, i wygeneruje dodatkowy czas, który będzie mógł poświęcić gościom.
Idąc krok dalej, system może umożliwić nam wdrożenie wirtualnej karty menu. W dużym skrócie na stolikach w restauracji lub zewnętrznej ścianie foodtrucka możemy umieścić qr kod, odwołujący do naszego menu, gdzie gość będzie mógł samodzielnie złożyć i opłacić zamówienie, które automatycznie pojawi się na ekranie naszego POS-a, który powiadomi kuchnie o nowym zamówieniu.
Programy gastro swój potencjał doskonale pokazują również w kwestii efektywnego zarządzania lokalem. W przypadku chmurowego systemu gastronomicznego, właściciel lub manager, mogą na bieżąco monitorować poziomy sprzedaży z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. To narzędzie dostarcza nam także rozwiązań analitycznych. Widząc pełną historię sprzedaży, możemy filtrować w raportach interesujące nas parametry, jak wyniki poszczególnych kelnerów czy rentowność konkretnych pozycji z karty. Ponadto w ramach funkcjonalności zarządzania, możemy poprowadzić magazyn surowców i półproduktów, w którym utworzymy receptury naszych dań i będziemy wprowadzać faktury dostaw, a system będzie odliczał stany podczas prowadzenia sprzedaży.
Sprzęt do wykorzystania programów gastronomicznych – jaki będzie najlepszy?
Podstawowym elementem zestawu dla systemu gastronomicznego jest komputer POS z dotykowym ekranem. W zależności od wybranego programu, będzie to komputer na windowsie lub androidzie. Do wystawiania paragonów i/lub faktur oraz zamówień potrzebna będzie nam drukarka fiskalna. W zależności od potrzeb danego lokalu, stanowisko możemy rozbudować o dodatkowe drukarki bonowe dla kuchni, ekrany KDS (kitchen display system), szuflady kasowe, czytniki kodów kreskowych, wagi, szuflady kasowe, urządzenia do instalacji mobilnych kelnerów czy terminale płatnicze. W związku z szerokimi możliwościami ważne, aby przedyskutować temat z doświadczonym wdrożeniowcem, który przeprowadzi nas przez proces zakupowy, podpowiadając, co rzeczywiście poprawi ergonomię naszej sprzedaży, a co będzie zbędnym wydatkiem.
Co istotne, systemy gastronomiczne POS, dają się łatwo rozbudowywać i modyfikować w miarę przemian towarzyszącym rozwojowi naszego lokalu. Ponadto ułatwiają proces skalowania biznesu przez otwieranie kolejnych punktów i budowanie sieci lokali, umożliwiając zarządzanie wieloma lokalizacjami z jednego miejsc oraz łatwe zestawianie wyników poszczególnych lokalizacji.
