KDS (Kitchen Display System) czyli skuteczna komunikacja z kuchnią
Sprawna komunikacja z kuchnią w restauracji to jeden z kluczowych aspektów dla jej optymalnego działania. Odpowiednio dostosowane i skonfigurowane narzędzie komunikacji znacząco wpływa na szybkość obsługi, liczbę działań związanych z podjęciem zamówienia, a także eliminacje błędów, które mogą paraliżować płynność działań podczas dużego obłożenia. Jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań są drukarki bonowe instalowane na stanowiskach kuchennych, które drukują bony z zamówieniami. Ciekawą alternatywą dla tego tradycyjnego rozwiązania jest KDS (Kitchen Display System), czyli ekran, na którym wyświetlają się zamówienia przyjmowane na sali. Więcej na temat możliwości, jakie stwarza KDS dowiecie się z niniejszego wpisu.
Kitchen Display System – czym jest?
System KDS to rozwiązanie proponowane przez różnych dostawców oprogramowania gastronomicznego, które funkcjonuje od co najmniej kilku lat. Chociaż stale zyskuje na popularności, to jednak nadal ciężko mówić o nim, jako o czymś powszechnie stosowanym.
W największym skrócie KDS to system zainstalowany na ekranie dotykowym w restauracyjnej kuchni, który jest zintegrowany z systemem gastronomicznym wykorzystywanym do obsługi zamówień. KDS nie jest więc dodatkowym systemem, odrębnym od systemu POS, ale raczej jego rozwinięciem. Po przyjęciu zamówienia na POS-ie, automatycznie pojawi się ono na ekranie KDS wraz z ewentualnymi uwagami do zamówienia, numerem stolika czy kolejnością serwowania konkretnych dań w ramach zamówienia. Panel zamówień w KDS-ie jest interaktywny, to znaczy, że możemy zmieniać w nim statusy przygotowania całych zamówień lub konkretnych pozycji, zrzucać przygotowane lub obsługiwane zamówienia, a także wysyłać informacje zwrotne o gotowych daniach do kelnerów. W ramach systemu KDS możemy zainstalować więcej niż jeden panel. Jest ot szczególnie przydatne w kuchniach podzielonych na sekcje, gdzie każda z nich otrzymuje informacje o pozycjach z menu, za które odpowiada. Pomaga to uniknąć nieporozumień, zmiany statusów nie w pełni przygotowanych zamówień oraz dodatkowych kroków po kuchni.
Komunikacja z kuchnią drukarka bonowa czy KDS – co wybrać?
Kuchenna drukarka zamówień jest funkcjonalnie prostszym, ale często zupełnie wystarczającym rozwiązaniem. Informuje kuchnie o złożonym zamówieniu przez wydruk, którego pojawienie się możemy dodatkowo wzmocnić sygnałem świetlnym lub dźwiękowym, który pozwoli uniknąć przeoczeń. Wielu kucharzy jest przyzwyczajona do tego typu rozwiązania i ciężko może być im się przestawić na inny tryb pracy.
Kitchen Display System, którego funkcjonowanie opisaliśmy powyżej, oprócz wyświetlania zamówień stwarza możliwość wysłania informacji zwrotnej o statusie zamówienia. Wprowadza zatem komunikację dwukierunkową, która daje kelnerowi szerszy obraz sytuacji. Ta dodatkowa funkcjonalność może okazać się pewnym utrudnieniem podczas wdrażania nowego pracownika, jednak w dłuższej perspektywie pozwoli mu oszczędzić dodatkowe sekundy, które są szczególnie cenne podczas dużego obłożenia.
Oba rozwiązania mają swoje plusy i minusy – np. zamówienie na wydruku może łatwiej ulec uszkodzeniu lub zagubieniu, a w drukarce skończyć się papier, co opóźni wydrukowanie informacji do czasu wymiany rolki. Z drugiej strony, Kitchen Display System jest droższym rozwiązaniem, a efektywne wykorzystanie dwukierunkowej komunikacji będzie wymagało od pracowników większego zaangażowania na etapie wdrożenia.
KDS – od czego zacząć i ile to kosztuje?
Pierwszą ważną kwestią przy podjęciu decyzji w sprawie systemu KDS jest nastawienie zespołu, czyli jego wyobrażenia dotyczące efektywnego działania, podejście do innowacji oraz realne potrzeby. Nawet najlepsze rozwiązanie technologiczne nie rozwiąże problemów, mierząc się z oporem użytkowników. Może za to spowodować nowe problemy, które tylko osłabią wydajność.
Kiedy już, biorąc pod uwagę opinie i potrzeby załogi, zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu KDS, powinniśmy zainteresować się możliwościami naszego systemu POS. Nie każdy system dla restauracji posiada taką funkcjonalność, stąd może okazać się, że do wdrożenia nowego sposobu komunikacji z kuchnią niezbędna będzie zmiana dotychczasowego oprogramowania sprzedażowego.
Mając aprobatę zespołu oraz możliwości techniczne, możemy działać. Pozostaje jedynie pytanie, ile będzie to kosztować. Po pierwsze, będziemy musieli zakupić i zainstalować ekran lub ekrany w zależności od specyfiki działania naszej kuchni. W kwestii sprzętu, koszt może wahać się od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych netto, w zależności od tego czy zdecydujemy się na proste, tablety czy dedykowane urządzenia, które zamontujemy w preferowanym miejscu. Drugim aspektem kosztowym będzie uruchomienie funkcjonalności w naszym dostosowanym systemie restauracyjnym, najczęściej będzie wiązało się to ze zmianą pakietu, zakupem licencji lub dokupieniem modułu do subskrypcji, w tym wypadku ceny zaczynają się od kilkudziesięciu złotych miesięcznie.
