Kasa fiskalna online – jak działa i kto może jej używać?
Kasy fiskalne online oraz drukarki fiskalne online to jedyne obecnie dopuszczone do sprzedaży i homologowane urządzenia fiskalne. Wyposażone w moduł sieciowy umożliwiają komunikację z CRK (Centralnym Repozytorium Kas), do którego wgląd ma Urząd Skarbowy. W związku z powyższym zapewnienie takiej kasie bądź drukarce fiskalnej dostępu do internetu stanowi bezwzględny obowiązek podatnika.
Co to jest kasa fiskalna online?
Kasy fiskalne online to trzecia generacja urządzeń ewidencjonujących sprzedaż w Polsce. Pierwsze urządzenia fiskalne były wyposażone w kopię papierową tzn. drugą rolkę, na której równolegle drukowały się wszystkie dokumenty. Po nich przyszedł czas kas fiskalnych z kopią elektroniczną, gdzie kopia była zapisywana na cyfrowej karcie pamięci. Obecnie nie produkuje się już kas i drukarek fiskalnych z papierową, ani elektroniczną kopią danych, a już wyprodukowane egzemplarze zostały pozbawione homologacji 31 sierpnia 2019r. (kopia papierowa) oraz 31 grudnia 2022 r. (kopia elektroniczna). Wygaśnięcie homologacji wiąże się z zakazem sprzedaży danego modelu kasy.
Kasa fiskalna online – jak działa?
Karty sieciowe w urządzeniach fiskalnych mogą być wyposażone w moduł Wifi, GSM lub LAN. Połączenie kablowe LAN jest najbardziej stabilne, zwykle wykorzystujemy je w drukarkach fiskalnych, które są zainstalowane na stałe na jednym stanowisku. Moduł GSM sprawdzi się dobrze w mobilnej kasie fiskalnej oraz w miejscach, gdzie nie mamy na stałe doprowadzonego internetu, choć należy pamiętać, że zasięg sieci może okazać się poważną przeszkodą w zapewnieniu komunikacji z Urzędem Skarbowym. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem w kasach fiskalnych online jest połączenie Wifi, dzięki temu urządzenie nie musi znajdować się w jednym miejscu, użytkownik nie ponosi dodatkowego kosztu utrzymania karty SIM, a w razie potrzeby może połączyć się z hotspotem z telefonu.
Jak działa kasa online czy drukarka online? Niezależnie od zastosowanej metody komunikacji łączy się z CRK, skąd Urząd Skarbowy może odczytać informacje dot. ewidencjonowanej sprzedaży. Podczas prowadzenia sprzedaży podatnik ma obowiązek zapewnienia dostępu do internetu, obowiązek zapewnienia całodobowego dostępu do internetu jest jednym z wielu mitów urosłych na polu tematów fiskalnych. Niezapewnienie dostępu do internetu podczas prowadzenia sprzedaży może skutkować nałożeniem kary przez Urząd Skarbowy, a także wezwaniem do zwrotu dofinansowania otrzymanego na jej zakup.
Użytkowanie kasy fiskalnej online – czym się różni?
Zasadniczo prowadzenie sprzedaży na kasie fiskalnej nie odbiega w niczym od sprzedaży na kasach starszego typu. Dla laika oferowane modele kas fiskalnych online wyglądają dokładnie, jak ich poprzedniczki z kopią elektroniczną. Różnice w wewnętrznej budowie urządzenia nie wpływają na jego użytkowanie, z wyjątkiem obowiązku podłączenia do internetu. Kwestia rozliczeń oraz generowania raportów dobowych i miesięcznych jest całkowicie tożsama z modelem stosowanym w starszych kasach. Ani podatnik, ani biuro rachunkowe nie ma dostępu do danych zbieranych w CRK, przez co konieczne jest generowanie raportów dobowych oraz rozliczanie na podstawie miesięcznych raportów sprzedaży.
Kasa online – dla kogo i od kiedy?
Ustawodawca wskazał branże, w jakich przedsiębiorcy są zobowiązani do bezwzględnego zastosowania kas fiskalnych online, w tym wymiany dotychczasowego urządzenia, jeśli nie umożliwia ono komunikacji online z Urzędem Skarbowym. Obowiązek dotyczył: warsztatów samochodowych, branży HoReCa, branży beauty, branży budowlanej, prawników i lekarzy, gdzie przedsiębiorcy działający w powyższych branżach w określonych terminach w latach 2021-2022 musieli wymienić kasy fiskalne z kopią elektroniczną i kopią papierową na kasy fiskalne online.
Przedsiębiorcy działający w pozostałych branżach, którzy zakupili kasy fiskalne starszego typu w czasie, kiedy te posiadały jeszcze aktualną homologację, mogą nadal je wykorzystywać dopóki te przechodzą ustawowe przeglądy. Możliwa jest również wymiana zapełnionych modułów fiskalnych celem ponownej fiskalizacji, jednak wyłącznie w przypadku ponownej fiskalizacji na ten sam podmiot, na który urządzenie było rejestrowane poprzednio. Mimo takiej możliwości prawnej, zwykle nie rekomendujemy wymiany modułu fiskalnego po jego zapełnieniu, moduł jest przygotowany na zapis 1830 raportów dobowych, po osiągnięciu limitu dochodzi do zamknięcia pamięci fiskalnej, a w praktyce jest to również moment, w którym pozostałe podzespoły kasy także są mocno wyeksploatowane i mogą sprawiać problemy podczas dalszej eksploatacji.
