Systemy POS, a KseF – co się zmieni od 2026 roku?

Od 2026 roku zmienią się zasady obiegu faktur między firmami, a nowe przepisy obejmą także faktury wystawiane przez przedsiębiorstwa z branży gastronomicznej. W poniższym artykule wyjaśniamy, jak sprawdzić, czy Twój system POS jest gotowy na nadchodzące wymagania, jak przygotować lokal do KSeF oraz czego dokładnie będą dotyczyć wprowadzane zmiany.

Jak technicznie wygląda integracja systemu POS z KSeF?

System POS umożliwia wystawianie faktur, a jego integracja z KSeF będzie polegać na przesyłaniu faktur ustrukturyzowanych do centralnego archiwum. Połączenie realizuje się poprzez odpowiednią konfigurację w systemie POS – wystarczy wprowadzić token służący do komunikacji. Taki token jest generowany w KSeF dla danego przedsiębiorstwa.

Jak POS będzie identyfikował fakturę z numerem nadanym przez KSeF?

System POS, jak dotychczas, będzie nadawał własny kolejny numer faktury oraz unikalny numer KSeF. W związku z powyższym, identyfikacja faktur nie będzie znacząco różnić się od tego jak działa to w tej chwili, z tą różnicą, że dokument będzie miał dodatkowo nadany numer identyfikacyjny KSeF.

Jakie dane musi zebrać obsługa POS, aby wystawić fakturę w KSeF? Czy potrzebne są dodatkowe informacje?

Sprzedawca, tak jak do tej pory, musi jedynie zidentyfikować klienta. W większości programów wystarczy wprowadzić do systemu nip nabywcy, a reszta danych zostanie pobrana automatycznie z odpowiedniej bazy. Pod tym kątem wystawianie faktur nie ulegnie odczuwalnej zmianie.

KSeF a szybkość obsługi klienta w POS – czy wystawianie faktur B2B będzie trwało dłużej?

W praktyce wdrożenie KSeF nie powinno spowolnić obsługi klienta przy kasie. Samo wystawienie faktury może być nawet szybsze, ponieważ odpada konieczność drukowania dokumentu lub wysyłania go e-mailem — nabywca uzyskuje dostęp do faktury bezpośrednio w KSeF.

Jeżeli pojawią się opóźnienia, zwykle będą wynikać nie z samego KSeF, ale z etapu zbierania danych do faktury (np. NIP, dane firmy, adres) lub z braku przygotowanych skrótów/automatyzacji w systemie POS. Dlatego warto zadbać o:

• sprawne wprowadzanie danych nabywcy (np. wyszukiwanie po NIP i podpowiedzi w POS),
• gotowe szablony i domyślne ustawienia dla najczęściej wystawianych faktur,
• stabilne połączenie i poprawną konfigurację integracji z KSeF, aby wysyłka faktury odbywała się automatycznie w tle.
• Dzięki temu proces fakturowania B2B pozostanie szybki i nie będzie zakłócał pracy punktu sprzedaży.

Minimalne wymagania POS do obsługi KSeF: sprzęt, oprogramowanie, internet i aktualizacje systemu

W tej sekcji odpowiemy na najczęstsze pytania: czy do obsługi KSeF potrzebna będzie dodatkowa moc obliczeniowa, stabilniejsze i szybsze łącze internetowe oraz czy konieczna okaże się aktualizacja systemu operacyjnego lub samego oprogramowania POS.

Integracja z KSeF, nie powinna w znaczący sposób wpłynąć na obciążenie sprzętu, na którym zainstalowany jest nasz system POS. Istotne jest jednak, aby nasz program umożliwiał taką integrację.

W kwestii oprogramowania, użytkownicy chmurowych systemów POS mogą spać spokojnie – w ramach opłaty subskrypcyjnej korzystają stale z najnowszych dostępnych wersji oprogramowań, które są stale udoskonalane i dostosowywane do bieżących przepisów. W przypadku programów licencyjnych, konieczne będzie wykupienie aktualizacji, chyba że firma wykupuje je na bieżąco.

Obowiązek zapewnienia integracji z KSeF zostanie rynkowo wymuszony na producentach oprogramowania, ponieważ brak takiej funkcji uniemożliwi wystawianie faktur w dotychczasowym systemie, stąd konieczne byłoby zastosowanie kolejnego programu, który zapewniłby taką możliwość. Takie rozwiązanie byłoby niewygodne, mniej spójne i mało funkcjonalne w codziennej pracy.

Jakie są koszty dostosowania i aktualizacji systemów POS do wymagań KSeF?

Czy klient musi kupić nowy system, czy wystarczy aktualizacja oprogramowania?

Jak opisaliśmy powyżej, w przypadku systemów subskrypcyjnych jedynym kosztem może być jednorazowa opłata za pomoc przy połączeniu systemu POS z KSeF. Jeśli system działa na nieaktualnej licencji, może być konieczne dokupienie dostępu do najnowszych aktualizacji. W skrajnych przypadkach – zwłaszcza przy starszych rozwiązaniach bez wsparcia producenta – potrzebna może okazać się zmiana oprogramowania na nowsze.

W związku z obowiązkiem KSeF zapraszamy po wsparcie wszystkich przedsiębiorców działających w branży gastronomicznej, którzy nie są pewni czy ich system POS jest gotowy na KSeF lub potrzebują pomocy w jego połączeniu z KSeF. Pomożemy z dostosowaniem oprogramowania, połączeniem z KSeF oraz zapewnimy wsparcie merytoryczne dotyczące nowych przepisów. W naszej ofercie znajdują się również pieczęci elektroniczne, które ułatwią proces rejestracji spółek w KSeF.