KSeF – co to jest, kiedy będzie obowiązkowy i jak program do niego wybrać?

Po kilku odroczeniach terminu wdrożenia, w przyszłym roku podatnicy wystawiający faktury będą musieli zmierzyć się z wymaganiami towarzyszącymi wejściu w życie systemu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jaki jest cel wprowadzenia systemu KSeF, od kiedy należy zacząć z niego korzystać i jak się do tego przygotować? Dowiecie się z niniejszego artykułu.

Co to jest KSeF i do czego służy Krajowy System e-Faktur?

KSeF to platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwa Finansów, która służy do wystawiania, udostępniania i archiwizowania ustrukturyzowanych faktur. Celem wdrożenia systemu jest usprawnienie i ujednolicenie obiegu dokumentów sprzedaży między firmami oraz uszczelnienie kontroli skarbowej. Mówiąc prościej, KSeF to platforma, do której dostęp posiada sprzedawca wystawiający fakturę, odbiorca, dla którego faktura jest dokumentem kosztowym, lub upoważnione przez w/w biuro rachunkowe oraz organ sprawujący nadzór podatkowy wskazany przez Ministerstwo Finansów.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to dokument sprzedaży zgodny z wymogami KSeF tj. utworzona w ramach ściśle określonego formatu XML zgodnego ze strukturą logiczną FA(2), a od 1 lutego 2026 FA(3).  Wszystkie dane na tej fakturze – takie jak dane sprzedawcy, nabywcy, pozycje towarowe, stawki VAT czy kwoty – są zapisane w ściśle zdefiniowany sposób.  Dzięki temu KSeF może je automatycznie odczytać, zweryfikować i przetwarzać, a programy księgowe po obu stronach transakcji mogą bezproblemowo importować takie dokumenty.

Jej celem jest normatyzacja formatu dokumentu obsługiwanego w ramach KSeF dla ujednolicenia wzorców oraz stabilnego działania systemu.

Kiedy KSeF staje się obowiązkowy dla różnych grup przedsiębiorców?

Obecnie KSeF funkcjonuje w trybie fakultatywnym, po kilku przesunięciach terminu obowiązkowego wykorzystania system, znanymi dziś terminami, od kiedy KSeF będzie obligatoryjny są: 1 luty 2026 r. dla przedsiębiorstw, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 milionów złotych oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm.

Oznacza to, że do końca 2025 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie, traktując ten czas jako okres przygotowawczy – na dostosowanie systemów, procedur oraz przeszkolenie pracowników. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek ten obejmie w pierwszej kolejności największe podmioty. Dla nich wdrożenie KSeF będzie wymagane wcześniej z uwagi na skalę działalności i znaczenie dla systemu podatkowego.

Pozostałe przedsiębiorstwa – w tym małe i średnie firmy – zostaną objęte obowiązkiem korzystania z KSeF od 1 kwietnia. W praktyce oznacza to, że większość rynku zyska trochę więcej czasu na przygotowanie się, testy systemu i ewentualne modyfikacje procesów księgowych.

Kto musi wystawiać faktury w KSeF?

Do wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur zobligowane będą wszystkie podmioty wystawiające faktury sprzedaży, również te podlegające zwolnieniu z podatku VAT  Do systemu będą musiały więc przejść zarówno duże spółki, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze, fundacje czy stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą – pod warunkiem, że mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce.

Nie ma przy tym znaczenia skala działalności czy branża: jeśli podmiot dokumentuje sprzedaż fakturami (np. wystawia je kontrahentom B2B lub na żądanie osób fizycznych), będzie zobowiązany robić to w formie faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF.

Kogo nie dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

Do systemu nie muszą przystępować przedsiębiorstwa nie wystawiające faktur, a więc działające w sektorze B2C, oraz do końca 2026 roku firmy wystawiające wyłącznie tzw. uproszczone faktury czyli paragony z NIP-em do 450 zł lub wystawiające faktury przy pomocy kas fiskalnych.

Oznacza to, że z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są zwolnieni przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi wyłącznie osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i przy takich transakcjach nie mają obowiązku wystawiania tradycyjnych faktur. Typowym przykładem są sklepy detaliczne, punkty usługowe czy gastronomia, które dokumentują sprzedaż jedynie paragonami fiskalnymi, a klienci nie proszą ich o wystawienie faktury.

Tzw. faktury uproszczone, czyli paragony z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł – choć są traktowane jak faktury – mogą być nadal wystawiane poza systemem KSeF. Podobnie wygląda sytuacja u przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury bezpośrednio z kas fiskalnych, na przykład na życzenie klienta po zeskanowaniu paragonu. Oni również, w tym okresie przejściowym, nie mają obowiązku przenoszenia tego procesu do KSeF.

W praktyce oznacza to, że jeśli firma nie wystawia w ogóle „klasycznych” faktur lub wystawia jedynie paragony z NIP-em do 450 zł albo faktury generowane przez kasy fiskalne, może kontynuować dotychczasowy sposób dokumentowania sprzedaży i nie musi wdrażać KSeF aż do momentu upływu wskazanego terminu lub zmiany modelu działalności (np. rozpoczęcia współpracy B2B z pełnymi fakturami).

Jaka jest podstawa prawna dla wdrożenia KSeF?

Podstawa prawna KSeF zawiera się w czterech dokumentach

1. Ust. Z dnia 29.10.2021 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
2. Decyzja wykonawcza Rady UE z 17.06.2022 r. upoważniająca RP do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.
3. Ust. Z 16.06.2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
4. Ust. z dnia 9.05.2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Szczegółowe informacje znajdują się na rządowej stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-o-ksef/

Jak działa KSeF w praktyce?

Działanie KSeF jest dosyć proste. Podatnik wystawia fakturę w swoim systemie sprzedaży, która następnie jest automatycznie przekazywana w ustrukturyzowanym formacie do KSeF, skąd może ją pobrać odbiorca dokumentu. W praktyce wygląda to tak, że przedsiębiorca wystawia fakturę tak jak dotychczas – w programie księgowym, systemie sprzedaży lub innym oprogramowaniu, z którego korzysta w firmie. Różnica polega na tym, że przygotowany dokument nie jest już wysyłany bezpośrednio do kontrahenta w formie papierowej lub PDF, ale w pierwszej kolejności trafia do Krajowego Systemu e-Faktur w określonym, ustandaryzowanym formacie. System sprawdza poprawność techniczną danych, nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny oraz datę wpływu, a następnie przechowuje ją na swoich serwerach. W tym miejscu odczyta je również Urząd Skarbowy, czy biura rachunkowe wydawcy i odbiorcy, których dotyczy dokument.

Od tego momentu faktura jest oficjalnie uznana za wystawioną i jest dostępna zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy po zalogowaniu do KSeF lub poprzez zintegrowane z nim oprogramowanie. Odbiorca nie musi więc czekać na przesłanie dokumentu mailem czy pocztą – może go pobrać bezpośrednio z systemu, mając pewność, że jest to wersja zgodna z wymogami prawa. Jednocześnie dostęp do dokumentu mają uprawnione organy podatkowe oraz biura rachunkowe obsługujące obie strony transakcji, co ułatwia rozliczenia, ogranicza ryzyko zagubienia faktur i przyspiesza kontrole oraz weryfikację rozliczeń podatkowych.

Co w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do internetu u podatnika?

W przypadku braku możliwości połączenia się z KSeF, np. spowodowanym brakiem dostępu do internetu, podatnik nie jest zmuszony do wstrzymywania sprzedaży lub odmawiania wystawienia faktury. Może ją wystawić we własnym systemie sprzedażowym, lokalnym programie księgowym lub nawet w innej, tymczasowej formie, zapisując wszystkie wymagane dane na później.

Taka faktura funkcjonuje wtedy w tzw. trybie offline, czyli poza KSeF, ale nadal stanowi ważny dokument potwierdzający transakcję. Klient może ją otrzymać od razu – w wersji papierowej lub elektronicznej – i wykorzystać do swoich rozliczeń. Po przywróceniu dostępu do internetu lub rozwiązaniu problemów technicznych po stronie firmy wystawiającej fakturę, podatnik ma obowiązek wprowadzić tę fakturę do KSeF w terminie do 7 dni. Przekazanie jej do systemu sprawia, że dokument zostaje „oficjalnie” zarejestrowany w KSeF, otrzymuje numer identyfikacyjny i staje się dostępny dla odbiorcy oraz organów podatkowych.

W praktyce ważne jest, aby w okresie pracy offline odpowiednio ewidencjonować wystawione dokumenty, tak aby po przywróceniu dostępu do KSeF można było je bezbłędnie i terminowo wprowadzić do systemu. Niewywiązanie się z obowiązku przekazania faktur w ciągu 7 dni może w przyszłości skutkować konsekwencjami podatkowymi lub sankcjami.

Jakie dokumenty nie podlegają obowiązkowi KSeF?

W KSeF nie rejestrujemy kilku typów dokumentów. Oznacza to, że nie każdy dokument używany w obrocie gospodarczym musi być wprowadzany do Krajowego Systemu e-Faktur. Po pierwsze, z KSeF wyłączone są tzw. faktury uproszczone, czyli paragony fiskalne zawierające NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto. Choć pełnią one funkcję faktury w rozliczeniach podatkowych, nie trzeba ich osobno rejestrować w systemie.

Po drugie, poza KSeF pozostają faktury wystawiane bezpośrednio przez kasy fiskalne (rejestrujące), czyli sytuacje, gdy kasa generuje fakturę na podstawie paragonu – te dokumenty również nie muszą być przesyłane do systemu jako e-faktury ustrukturyzowane.

Dodatkowo KSeF nie obejmuje faktur pro forma, ponieważ nie są one dokumentami księgowymi w rozumieniu przepisów podatkowych, a jedynie informacją lub ofertą handlową. Nie stanowią one podstawy do rozliczeń podatku VAT, dlatego nie podlegają obowiązkowi ewidencji w systemie.

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy „klasycznych” faktur sprzedażowych, w tym zwykłych faktur VAT, faktur wystawianych w procedurze VAT marża (np. dla biur podróży czy komisów), faktur zaliczkowych, końcowych oraz faktur korygujących. To właśnie te dokumenty, które wywołują skutki podatkowe, powinny być wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych i przesyłane do KSeF, o ile nie wchodzą w zakres wyłączeń, takich jak wspomniane paragony z NIP-em do 450 zł czy faktury z kas rejestrujących.

Jak KSeF traktuje faktury dla kontrahentów zagranicznych?

W przypadku sprzedaży na rzecz kontrahentów spoza terytorium RP podatnik co do zasady również wystawia i rejestruje faktury w KSeF. Wyjątki określone są w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT i obejmują m.in. sprzedaż rozliczaną w procedurze VAT OSS, sprzedaż w ramach procedur wskazanych w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT oraz sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Jakie sankcje grożą za nieprzestrzeganie przepisów KSeF i od kiedy będą one obowiązywać?

Od początku 2027 roku naczelnik Urzędu Skarbowego będzie mógł nałożyć karę na podatnika, który: nie wystawił faktury z użyciem KSeF, w okresie niemożności wystawiania faktury w ramach KSeF wystawił dokument w formacie i wzorze niezgodnym z wytycznymi KSeF lub nie przesłał faktur do KSeF w wymaganym terminie. Wysokość kary może wynieść 100% wykazanego na fakturze podatku lub 18,7% kwoty sprzedaży w przypadku braku wskazania podatku.

Jakie są główne wyzwania techniczne i organizacyjne związane z wdrożeniem KSeF w firmie?

W związku ze zmianami związanym z funkcjonowaniem w KSeF firmy będą musiały dostosować lub zmienić systemy sprzedażowe do rozwiązań współpracujących z KSeF, zaznajomić pracowników z nowymi wymogami oraz zarejestrować się w samym systemie.

Wychodząc naprzeciw wyzwaniom jakie stawia KSeF przed naszymi klientami, stale rozszerzamy naszą ofertę o oprogramowanie i narzędzia zgodne z KSeF. Aby zapewnić możliwie najbardziej kompleksową opiekę serwisową, oferujemy oprogramowanie sprzedażowe zgodne z KSeF, dostosowane do potrzeb różnych branż, a także pieczęcie elektroniczne ułatwiające proces rejestracji w systemie. Zapewniamy również wsparcie w opracowaniu nowych procesów oraz pomoc w dostosowaniu obiegu dokumentów do standardów wynikających z nowych wymogów.