Jak zintegrować restaurację z systemami delivery?
Systemy do zamówień jedzenia z dostawą stały się dziś codziennością. Prosta w obsłudze aplikacja agregująca oferty różnych restauracji jest wygodnym kanałem zamówień dla klientów. Wśród restauratorów znajdziemy zarówno zwolenników, jak i przeciwników takich systemów. Jedni będą wskazywać na możliwość zwiększenia sprzedaży i popularności lokalu bez dużych nakładów pracy i środków na marketing, drudzy zwracają uwagę na wysokie prowizje pobierane przez pośredników. W zależności od podejścia restauratorzy przybierają różne strategie dt. współpracy z systemami delivery. Niniejszy artykuł jest skierowany głównie dla tych, którzy realizują dużą liczbę zamówień za pośrednictwem portali oraz korzystają z kilku równocześnie, ponieważ wówczas integracja systemu do zarządzania zamówieniami z systemem POS daje najbardziej spektakularne efekty.
System zarządzania zamówieniami
Na początek przyjrzyjmy się, jak działa system zarządzania zamówieniami. Głównym celem systemu jest zagregowanie zamówień z różnych źródeł w jednym miejscu, gdzie wszystkie będą sprowadzone do tego samego formatu. Podstawowa funkcjonalność umożliwia redukcję liczby urządzeń przyjmujących zamówienia, scentralizowane zarządzanie menu i czasowe wyłączanie pozycji, a także efektywne przekazywanie zaówień do realizacji. Wydruki zamówień z poszczególnych portali mogą się od siebie różnić, dlatego system zarządzania zamówieniami wprowadza nam jeden standard, który prowadzi do zmniejszenia ilości pomyłek oraz sprawia, że wydruki są bardziej czytelne dla kucharza. Oprócz integracji z systemami delivery systemy do zamówień często oferują dedykowane zamawiarki online przygotowane stricte dla danej restauracji. Jest to oferta skierowana przede wszystkim do lokali z własnymi kierowcami, pozwalająca oszczędzić na prowizji dla pośredników. Oczywiście zamówienia z takiej zamawiarki również będą agregowane w systemie równolegle z tymi spływającymi z portali.
Zarządzanie zamówieniami
Jak to działa w praktyce? Obsługa każdego zamówienia zaczyna się od pojawienia się komunikatu w systemie z informacją o szczegółach zamówienia oraz wskazaniem źródła, z którego wpłynęło zamówienie. W zależności od konfiguracji, zamówienia mogą akceptować się automatycznie lub wymagać potwierdzenia przyjęcia i określenia czasu oczekiwania.
Następnie zamówienie jest przekazywane do realizacji. Dużym ułatwieniem w tym zakresie jest integracja z systemem POS, o czym więcej za chwilę. Kiedy zamówienie jest już przygotowane, możemy przekazać je kurierowi. Systemy zarządzania zamówieniami przewidziały dedykowane funkcjonalności dla kurierów, między innymi w postaci aplikacji, z pomocą której dostarczają zamówienia. System zamówień ułatwi nam także rozliczanie kierowców oraz optymalizowanie ich tras i zwiększenie wydajności.
Integracja z systemem POS
Zintegrowanie systemu zarządzania zamówień, a więc również portali delivery, z systemem POS ułatwia obsługę zamówień, oszczędza czas potrzebny na „przeklikanie” zamówienia do systemu POS i zmniejsza liczbę popełnianych błędów. Portale dostawcze integrują się bezpośrednio z wybranymi systemami POS, dzięki czemu system zarządzania zamówieniami jest wbudowany w POS. Na rynku znajdują się również dedykowane systemy do zarządzania zamówieniami, które agregują zamówienia z portali, a następnie przy pomocy integracji przekazują je do systemu POS.
Przy wyborze odpowiedniego narzędzia do obsługi zamówień warto kierować się udziałem zamówień w całości sprzedaży restauracji. Zdarzają się przypadki w których restauracja realizuje dosłownie kilka zamówień dziennie, skupiając się na sprzedaży na miejscu – wówczas korzystanie z dedykowanych rozwiązań automatyzujących procesy obsługi zamówień nie ma sensu. W kolejnych dwóch przypadkach, również możemy wyróżnić różne specyficzne warunki i idące za tym potrzeby danego lokalu.
Pierwszy to taki, w którym restauracja prowadzi sprzedaż wyłącznie na wynos, wówczas system zarządzania zamówieniami jest nieodzownym narzędziem sprawnej obsługi, a integracja z systemem POS ma nam ułatwić zafiskalizowanie rachunku dla zrealizowanego zamówienia. Drugi przypadek to taki, w którym restauracja realizuje dużo dostaw, ale równie ważna jest w niej sprzedaż na miejscu, przykładowo w stosunku 50/50 czy 60/40. Wówczas system POS jest równie ważny co system zarządzania zamówieniami, ponieważ obsługujemy zamówienia na miejscu, możemy potrzebować mapy stolików, dzielenia rachunków i innych funkcji POS-owych. W takiej sytuacji przy integracji z systemem POS warto dobierać system zamówień do systemu POS, a nie odwrotnie.
